Assistant de Direction H/F

Institut Catholique de Lille

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction des relations internationales recrute un(e) Assistant(e) de Direction (F/H), en Contrat à Durée Indéterminée à temps complet.

Missions

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Prendre en charge les relations avec les services internes
* Assister la directrice et le vice-président dans la coordination entre la DRI et les écoles/facultés. Diffuser des informations à destination des différents interlocuteurs dans l'université.
* Contribuer à la coordination des parties prenantes dans le cadre de projets transverses

Gestion administrative

* Gérer des dossiers complets en toute autonomie.
* Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers.
* Coordination du système d'archivage des dossiers
* Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings.
* Réaliser les activités nécessaires de façon que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés
* Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants. Anticiper les besoins des visiteurs externes
* Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
* Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat. Assistance à la rédaction et signature de contrats de partenariats à l'étranger.
* Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus.
* Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
* Appuyer la directrice dans le suivi opérationnel de projets.

Organisation logistique

* Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité.
* Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements
* Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements en France et à l'étranger
* Concevoir et coordonner l'accueil de visiteurs internationaux
* Participer à la gestion des stocks de matériels et fournitures de l'entité.
* Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de l'entité.

Gestion des factures - commandes

* Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels et logiciels/outils nécessaires à l'entité
* Réaliser l'interface entre le service et la comptabilité de l'ICL
* Participer au suivi budgétaire global du service
* Mettre en place et suivre des outils de pilotage budgétaire

Amélioration du service continu

* Réaliser une veille dans les domaines métiers au sein desquels il intervient.
* Conception ou ajustement des procédures liées aux tâches afférentes à la mission.
* Représenter l'entité lors de manifestations.

Formation de niveau Bac +2 minimum idéalement dans le domaine du secrétariat, ou expérience professionnelle équivalente. Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente si possible dans un environnement international.

Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) :

* Maîtriser les techniques de secrétariat.
* Maîtriser les outils informatiques. Aisance avec les environnements numériques.
* Niveau d'anglais B2, à l'écrit comme à l'oral

Salaire prévu : entre 2400 et 2600€ bruts mensuels