Vacation - Assistant Administratif et Commercial H/F

Service Public

Sous l'autorité de la cheffe de département, vous participez activement à la gestion administrative et opérationnelle de l'activité locative de l'établissement, ainsi qu'à son développement commercial en appui à l'équipe en place.

Missions administratives:

- Gérer et envoyer le planning des réservations (pose d'option, consultation de disponibilité...);

- Contribuer à la contractualisation des manifestations(élaboration de devis et conventions);

- Effectuer le suivi administratifde l'activité en respectant les process et les outils mis en place (suivi des chronos, mise en forme, archivage des documents...) ;

- Participer au suivi administratif et comptable du Département en travaillant en étroite collaboration avec le service Ordonnancement et l'agence comptable(des points réguliers seront à planifier et à conduire) ;

- Réaliser la facturation de l'activité du Département dans le respect des procédures internes: factures d'acomptes / de soldes / de redevances, suivre et réaliser les relances;

- Contribuer au suivi financier des redevances avec les traiteurs référencés par le Musée;

- Gérer et mettre à jour les tableaux de bords de suivi d'activité du département.

Missions commerciales et opérationnelles :

- Traiter les demandes entrantes(téléphonique, mail) en soutien à l'équipe en place;

- Participer à la réalisation des manifestations qui vous seront confiées(déroulement opérationnel/logistique, fiches de production, ...) ;

- Participer aux réunions d'organisationou repérages,

- Être l'interlocuteur des organisateurs (clients, agences, services internes du Musée...) auprès des différents intervenants de l'établissement et du site des Invalides (service sécurité/surveillance, moyens généraux...);

- Réaliser, placer et retirer la signalétique d'orientation vers les espaces locatifs en amont des événements;