Assistant ou Assistante de Formation H/F Sciences Po

Sous la responsabilité directe du Manager de l'équipe Transformations et Enjeux de Sociétés, vous travaillez au quotidien en binôme avec plusieurs chargés et responsables de programme en fonction du portefeuille de formation qui vous est attribué et / ou en équipe selon les programmes.

Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion des programmes de formation :

- Gérer la relation avec les intervenantes et intervenants :
- Établissement des plannings d'enseignement
- Relation avec les intervenantes et intervenants en appui du responsable de programmes : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, convocations, dossiers administratifs
- Préparation de la documentation et réservation du matériel nécessaire à chaque opération
- Mise en place des évaluations des actions de formation

- Gérer la relation avec les participantes et participants :
- Réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participantes et participants aux formations diplômantes, certifiantes, avec les organismes de co-financement le cas échéant
- Établissement des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
- Accueil des participantes et participants et suivi de leur scolarité
- Organisation des entretiens de sélection et des jurys

- Gérer l'organisation logistique :
- En externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation), conception, participation à l'organisation de l'évènementiel
- En interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie



Assurer le suivi administratif des formations :

- Relations avec les clientes et clients, les prospects et les candidates et candidats: renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande
- Constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d'offres
- Saisie, dans la base de données, des informations relatives aux clientes et clients et aux intervenantes et intervenants
- Facturation
- Participer aux réunions et missions transverses de l'équipe (ateliers de réflexion, mise à jour des process, etc.)
- Fournir les données permettant de réaliser un reporting des activités de l'équipe à destination de la hiérarchie