Réceptionniste Principal H/F

Maison Heinrich Heine

Mission : Accueil et relations avec les usagers
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, visiteurs et partenaires
- Informer les étudiants sur les conditions de séjour, les formalités administratives, les tarifs et les modalités d'admission
- Organiser et superviser l'accueil des étudiants assuré par les autres réceptionnistes
- Assurer la coordination avec les équipes internes, notamment le service de ménage
Gestion administrative et organisationnelle
- Réaliser les tâches de secrétariat quotidiennes : courriels, courriers, relances ; réception et envoi du courrier ; tenu du standard téléphonique
- Encaisser les ventes liées à l'activité d'hébergement : redevances mensuelles - y compris suivi des relances - et les ventes annexes (cartes de photocopie ; forfaits visiteurs.)
- Assurer la gestion des réservations (courts séjours, lits supplémentaires, événements culturels)
- Tenir et mettre à jour les registres de l'accueil
- Gérer les clés
- Participer à l'organisation logistique des événements culturels (préparation des salles)
- Contribuer aux actions de communication (notamment diffusion de la brochure trimestrielle)
- Assurer la communication interne avec les résidents et les services supports de la Cité internationale (sécurité, admissions)
- Être l'interlocuteur de l'entreprise de sécurité affiliée à la Maison : réunions de coordination, transmissions des consignes, lecture des rapports de garde.
Encadrement et coordination
- Élaborer et suivre les plannings du personnel d'accueil
- Gérer les demandes d'absence et organiser les remplacements
- Assurer la diffusion des informations au sein de l'équipe de réception et en direction des résidents de la Maison
- Veiller à la bonne exécution des missions par les réceptionnistes (respect des procédures et consignes)
- Contrôler les encaissements avant transmission à la responsable financière
Sécurité et gestion opérationnelle
- Gestion et programmation des badges d'accès des différents usagers de la Maison
- Veiller à la sécurité des accès au sein de la Maison
- Traiter les demandes d'autorisation d'accès
- Assurer le suivi des interventions techniques courantes (chambres, cuisines)
- Gérer la centrale d'alarme à l'accueil
- Intervenir en cas de situation d'urgence
Profil recherché
Compétences professionnelles
- Expérience dans l'accueil et la relation avec le public
- Excellentes capacités d'écoute et de communication
- Maîtrise des techniques de prévention et de gestion des conflits
- Connaissances en gestion administrative et comptable
- Maîtrise des procédures d'encaissement
- Compétences en organisation et planification
Compétences informatiques
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur)
- Connaissance des logiciels de réservation et de facturation (secteur hôtelier appréciée)
Qualités personnelles
- Sens du travail en équipe et capacité d'encadrement
- Rigueur, réactivité et sens de l'organisation
- Capacité d'anticipation et autonomie
- Discrétion et respect des procédures
Langues : Maîtrise du français et de l'allemand (oral et écrit) et l'anglais constitue un atout
Conditions du poste
- Temps de travail : 35 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
- Avantages : 6 semaines de congés payés, 13e mois, mutuelle.