Secrétaire Polyvalent Production et Médico-Social H/F

Adapei 35

Pour le groupe UTOPI et rattachée à Utopi St Jacques/L'Hermitage et
l'ESAT Utopi Cesson

Un Secrétaire polyvalent Production et Médico-social (H/F/X)

Rejoignez une équipe engagée au service de valeurs fortes ! www.utopi.bzh
Producteur de biens et de services de qualité, l'ESAT recherche la performance et le développement des compétences, il met au point les processus de fabrication les plus adaptés, et vise l'épanouissement des travailleurs. Nous plaçons la bienveillance, le partage, le respect, l'égalité et l'inclusion, au coeur de notre travail quotidien et de notre démarche citoyenne et solidaire.

Description du poste :
Sous l'autorité et en étroite collaboration avec la direction (chefs de service et directeurs des trois sites), ce poste vient étayer les secrétaires production et médico-social des trois sites de Cesson-Sévigné, St Jacques-de-la-Lande et l'Hermitage, les remplacer en cas d'absence et selon les possibilités du planning, en lien étroit avec les secrétaires de ces sites de l'Hermitage et avec les services du Siège de l'association :

- Accueil téléphonique et physique (personnes en situation de handicap, clients, collègues, parents, visiteurs, partenaires, livreurs.)
- A Cesson : gestion de la réservation des salles de formation de la Maison de Territoires
- Elaboration et mise en forme de courriers divers
- Selon les besoins et en appui de ses collègues :
o réception des colis et information des ateliers
o appui de préparation de réunions, d'événements
o contribution à la mise en oeuvre du plan de formation professionnelle agents et salariés selon besoins
o mises à jour d'Ogirys
o Appui à la gestion de la téléphonie portable et matériels mutualisés sur le site (ordinateurs etc)
o Suivi des immobilisations avec les chefs de service
- Remplacements production :
o Relation clients : utilisation du logiciel de gestion clients Gessi pour la création de comptes client, contrats et avenants, facturation, relance de factures impayées .
o Participation aux opérations commerciales avec les chefs de service
o Fournisseurs : rapprochement de factures sur logiciel Progidoc, appui aux collègues, archivage de contrats, achats, facturations des repas de la cuisine centrale
o Gestion de l'affichage obligatoire et des salles de formation / réunion
o Traitement du courrier entrant (mail générique du site + boîte aux lettres)
- Remplacements médico-social / RH :
o Gestion des présences et absences des agents, mise à jour du logiciel de gestion du temps (Octime) et du logiciel de suivi des agents (Ogirys) - appel des agents signalés absents si besoin
o Gestion des dossiers salariés et stagiaires : contrats de travail, calendriers outlook et sur le logiciel dédié, tenue à jour des dossiers des salariés, registre du personnel, planning, suivi des entretiens biennaux
o Déclarations Accidents du Travail (salariés), à faire valider par la Direction
o Visites médicales d'embauche et de reprise (salariés)
o Vérification des états préparatoires de paie agents avant signature par la Direction
- Toute autre mission définie par la Direction pendant la durée de la mission

Profil recherché :
- Titulaire d'un diplôme de niveau Bac dans le domaine du secrétariat - assistanat minimum exigé
- Grande capacité d'adaptation, de collaboration et de prise de recul
- Goût pour la polyvalence et la variété des tâches et environnements de travail
- Aisance relationnelle et rédactionnelle,
- Très bonne aisance avec l'outil informatique (Office), capacité à utiliser des logiciels métier
- Rigueur, capacité organisationnelle, bonne autonomie
- Capacité d'alerte, force de proposition
- Vous portez un intérêt pour la mission de notre établissement, la connaissance du public accueilli est un plus,
- Permis B requis

Contrat proposé :
- CDI à 0.7ETP/ 24h30/ semaine + un complément d'heure de 10h en remplacement jusqu'au 27/04 (possiblement renouvelable)