Assistant Administratif en Charge des Fichiers Protocolaires H/F REGION NORMANDIE

Dans le cadre de la mise en oeuvre des politiques régionales, vous contribuez à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus en gérant les fichiers protocolaires du Cabinet.
Mission principale: (80%)
- Assurer la mise à jour des bases de données des fichiers protocolaires gérés par le Cabinet du Président
- Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires
- Fiabiliser la base
- Participer au déploiement de nouveaux logiciels de gestion de base de données, être force de propositions
- Alimenter et exploiter les logiciels de gestion et de bases de données
- Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont le phoning
- Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet
- Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire
- Tenir compte des contraintes CNIL
- Appui ponctuel au ciblage et à l'extraction de cible d'invités sur de grandes manifestations, et traitement des réponses de présence et d'excuse

Mission gestion des infractions : (20%) et accueil (à la marge)
- Assurer les accueil, le passage de microphones lors de manifestations où le besoin est avéré.
- Assurer le suivi des infractions au code de la route (courrier, relance, suivi...)
- Assurer du suivi des attestations permettant de conduire des véhicules terrestres du parc Automobile
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de ses missions
- Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique
- Rendre compte à la hiérarchie tout en ayant le réflexe de la remontée hiérarchique, avant toute transmission
- Faire preuve de discernement, respecter les procédures internes.
- Etablir un retour d'information
- Alerter en temps utile sur les difficultés

Relations fonctionnelles internes externes :
- Echanges quotidiens et concertation au sein du service Protocole et du Cabinet du Président
- Relations avec les élus régionaux et directions / services internes
- Echanges réguliers avec les partenaires extérieurs

Conditions de travail :
- Travail en bureau
- Horaires variables

Rejoindre la Région Normandie c'est intégrer une collectivité à l'écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d'action sociale (adhésion au CNAS), un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu'une participation à une mutuelle labellisée et une gare SNCF à proximité.
Rejoindre la Région Normandie c'est intégrer une collectivité innovante qui favorise
- L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu'à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs ;
- Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile-travail ; Gare SNCF à proximité ;
- Une carte titres restaurant (Caen) ;
- Un plan de prévention santé au travail ; Une participation à une mutuelle labellisée ;
- Le management agile à travers des campus dédiés ;
- La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d'un plan de formation novateur.

Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire. Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement.

Ce poste vous attire ? N'attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu'une copie de votre dernier diplôme