Assistant de Direction H/F

Assistanat commercial & suivi clients

• Organisation et suivi des plannings d'intervention des équipes terrain
• Prise de rendez-vous clients par téléphone (volume pouvant atteindre une cinquantaine de RDV par semaine) : qualification du besoin, positionnement des créneaux, confirmation et rappels
• Information et suivi des clients sur l'avancement des chantiers
• Réalisation de la facturation clients et suivi des encaissements
• Relances d'impayés : gestion proactive des créances et reporting
• Suivi et mise à jour des indicateurs commerciaux
• Création et envoi de devis

Dossiers d'appels d'offres

• Veille et identification des appels d'offres publics et privés adaptés à l'activité
• Constitution, mise en forme et dépôt des dossiers de candidature
• Suivi administratif des réponses et mise à jour du tableau de bord AO
• Coordination avec la direction pour la validation des offres

Assistanat de direction

• Accueil téléphonique, gestion du courrier et des mails
• Organisation et suivi des agendas de la direction
• Gestion de la flotte automobile, assurances et contrats prestataires
• Organisation des réunions internes et événements d'entreprise
• Rédaction et mise à jour des procédures et documents internes

Comptabilité & Ressources Humaines

• Gestion et contrôle des factures fournisseurs
• Enregistrement des opérations comptables et éléments de clôture pour l'expert-comptable
• Suivi des absences, congés et gestion des intérimaires
• Préparation des éléments de paie
• Organisation des formations et mise à jour des obligations RH (DUERP, visites médicales, Caisse des congés du bâtiment...)

Utilisation des outils IA & automatisation

• Utilisation d'outils d'intelligence artificielle pour gagner en efficacité (rédaction, synthèse, préparation de documents)
• Production de comptes-rendus, courriers et procédures assistés par IA
• Automatisation de tâches répétitives (relances, rapports, tableaux de suivi)
• Veille et adoption progressive des nouveaux outils numériques utilisés dans l'entreprise