Chargé de Formation en Intérim - Maisons Alfort H/F Maïki

Vous serez responsable de l'organisation et de la coordination des formations, en collaboration avec les autres membres de l'équipe formation, les prestataires et les interlocuteurs RH. Vous allez gérer un portefeuille de thématiques de formations collectives et individuelles.

En vous appuyant sur les process et procédures existants vous serez en charge des missions suivantes :

LOGISTIQUE DE FORMATION :
- Planifier et suivre les sessions de formation en intra et en inter, animées par des OF ou des formateurs internes.
- Accueillir les formateurs et les assister dans leur installation dans les salles (arrivées avant 9h00)
- Préparer les feuilles d'émargement, gérer la liste des formateurs et collaborateurs pour l'accueil et organiser la réservation des salles sur différents sites
- Préparer le tableau d'accueil du Campus
- Transmettre la liste des participants à l'OF et vérifier les besoins en matériel
- Collaborer avec les assistantes des DR pour l'organisation des sessions dans le réseau

GESTION ADMINISTRATIVE :
TMS :
- Mettre à jour le catalogue de formations : création et mise à jour des actions, des sessions
- Inscrire les collaborateurs aux sessions et suivre les inscriptions
- Gérer les absences et annulations
- Saisir les participations aux formations à partir des feuilles/attestation de présence puis archiver les documents
- Saisie les coûts réels des formations : frais d'inscription, frais annexes..
- Envoyer les questionnaires d'évaluation en fonction du process en vigueur et suivre les retours dans le cadre de l'amélioration continue
- Mettre à jour les besoins émis par les collaborateurs et managers en fonction des réponses apportées par les RRH/RHPM et la Direction Formation

SUIVI BUDGETAIRE :
- Demander, vérifier et faire signer les devis et conventions auprès des OF
- Mettre à jour le fichier de suivi des engagements de dépenses
- Utiliser l'outils des achts pour établir les demandes d'achat, les bons de commande et réceptionner les prestations
- Suivre la facturation, le règlement des factures ainsi que les impayés
- Participer au process trimestriel des charges à payer

COMMUNICATION :
- Gérer la messagerie générique : répondre aux collaborateurs en fonction de son portefeuille ou réorienter vers le responsable de pôle
- Participer à toutes les action de communication en lien avec son portefeuille
- Etre le référent privilégié des formatons de son portefeuille tant en interne (collaborateurs, manager, RH) qu'en externe (organismes de formation)
- Informer les collaborateurs, manager et interlocuteurs RH sur les dispositifs formation en vigueur (CPF, VAE..)

AUTRES MISSIONS :
- Travailler en binôme avec les chefs de projet sur les projets de formation
- Participer aux chantiers transversaux et assurer le back up des collègues durant les périodes de congés

Nous recherchons un personne avec un niveau Bac +2/3 en RH ou en gestion administrative

Savoir- Etre :
- Sens relationnel : aptitude à informer, à rendre compte
- Sens de l'organisation : respect des délais, gestion des priorités
- Sens de l'accueil et de l'écoute
- Aptitude à travailler en équipe
- Force de proposition

Savoir-Faire :
- Maitrise du pack office en particulier Excel
- Maitrise des TMS ou SIRH (expérience en gestion de la formation sur un TMS ou un SIRH)
- Connaissance de la réglementation formation
- Connaissance des LMS est un plus

, labellisé BCORP, est un cabinet de recrutement permanent et temporaire spécialisé, dont les équipes expérimentées et engagées vous accompagnent sur des postes cadres et non cadres en cdi, cdd et travail temporaire.