Assistant d'Agence Ti - Colomiers - CDD H/F Sopra Steria

Dans le cadre du remplacement d'une de nos collaboratrice en congé maternité, vous serez rattaché(e) au Directeur d'Agence.

Votre rôle est d'assurer le soutien au quotidien dans son activité : sur les aspects gestion et reporting, suivi collaborateurs, support administratif et logistique. Vous êtes le contact principal et d'assistance auprès des collaborateurs, managers et chefs de projet de l'agence ainsi que des différents interlocuteurs externes à l'agence.

Vos activités principales:

• Contribuer à la préparation des prévisions financières mensuelles de l'agence et participer à la gestion de l'avant-vente (suivi des opportunités). Assurer la collecte, la centralisation et la mise à jour des documents liés aux dossiers clients et fournisseurs.
• Gérer la facturation (émission, suivi et recouvrement) en coordination avec les parties prenantes, tout en garantissant la diffusion des informations clés. Suivre les opérations comptables courantes (avoirs, déductions de ventes, provisions, rapprochements et extournes).
• Piloter le suivi des commandes (PO), des achats et de la sous-traitance, depuis la réception jusqu'à la validation des factures. Assurer également le suivi des frais de déplacement, la validation des missions selon les procédures en vigueur et la gestion des affectations de ressources et d'outils.
• Coordonner les activités de gestion et le suivi administratif des collaborateurs en lien étroit avec les managers, chefs de projets, contrôle de gestion et fonctions supports, afin de fluidifier les échanges et fiabiliser les données.
• Accompagner les collaborateurs dans l'application des procédures, règles et outils, contrôler les pointages (présence, absences, formations) et effectuer les relances nécessaires.
• Être le point de contact privilégié pour les demandes d'information internes et externes, et assurer les échanges avec les clients et fournisseurs, notamment sur les sujets de facturation et de prestations.
• Contribuer à la gestion administrative et logistique de l'entité (équipements, fournitures, déplacements, demandes internes) ainsi qu'à la communication interne.
• Participer à la capitalisation des bonnes pratiques, à leur diffusion et à l'amélioration continue des processus.
• Collaborer étroitement avec les autres assistants afin d'assurer la continuité d'activité, tout en contribuant à leur accompagnement, formation et montée en compétences.
• Assurer un reporting régulier auprès du management sur l'avancement des activités, les échéances et les points de vigilance.