Gestionnaire École Doctorale - Dirved H/F

Université Sorbonne Nouvelle Paris 3

Activités principales :

- Gestion des dossiers d'admission ; doctorat, cotutelle, séjours : réception, vérification et enregistrement des dossiers.

- Suivi des réinscriptions en doctorat et cotutelle, des dérogations et des césures et des transferts (arrivée/départ), des CSI.

- Inscription des doctorants et HDR.

- Organisation administrative et logistique des soutenances doctorat et HDR, gestion financière, réservations de billets / hôtels pour les membres d'un jury
- Élaboration et suivi des conventions : séjour de recherche, cotutelle, de codirection nationale et internationale.

- Assister les directeurs de l'école doctorale dans les démarches administratives et les conseils de l'école doctorale.

- Capacité à gérer des réunions et leurs comptes-rendus : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des invités, rédaction des procès-verbaux, création d'un vadémécum, suivi des actions décidées en séance, actualisation de la page internet, référent du pôle concernant la règlementation en lien avec le service des doctorats.

- Coordination inter-service sur les sujets transversaux liés au doctorat : lien avec la DEVU, la DAI, la DBU, service juridique...

- Mise en place des outils de gestion administratives, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service : rédaction de notes, création de tableaux de suivi et de pilotage...

- Veille réglementaire et adaptation des procédures.

- Création de diplômes antérieurs à l'année 2006.

- Elaboration de tableaux de bord - suivi des indicateurs de pilotage : Premiers inscrits par ED, Unités de recherche et DR, soutenance par année civile, thèses en cours, doctorants inscrits administrativement, abandons

- Archivage des dossiers.

- Dématérialisation progressive de tous les dossiers.

- Accueil et renseignements auprès des usagers et des enseignants chercheurs.