Secrétaire Administratif·ive H/F

Service Public

Activités principales:

Gestion de l'intendance et du bon fonctionnement du collectif DAP :

- Recensement des besoins de fournitures de bureau pour demande d'achat auprès du le Service d'Appui Polyvalent de Proximité (SAPP).
- Mise à jour des tableaux de gestion des fournitures.
- Suivi des consommations et gestion du stock de fournitures bureautiques en lien avec le SAPP.

Gestion du courrier :

- Réception et répartition entre les pôles et services du DAP du courrier postal arrivé.
- Traitement et scan des courriers importants.
- Lien avec les chefs de pôles pour la bonne circulation de l'information.
- Préparation, envoi et suivi des courriers recommandés.

Support administratif et rédactionnel :

- Saisie et mise en forme de documents divers, incluant la création de documents de présentation en soutien des responsables du département.
- Rédaction de mails ou de courrier d'information pour le DAP (publipostage).
- Demande de mise en publication de notes de service et de tout autre document à diffuser largement.
- Saisie des attestations de frais de réception et contrôle de la réalisation des prestations en lien avec le SAPP.

Archivage et suivi des dossiers :

- Préparation, suivi, contrôle et archivage des dossiers administratifs de l'équipe du DAP. Gestion de la demande de consultation.
- Suivi de l'envoi et du retour des parapheurs DRH (physiques ou numériques) avec les outils numériques, incluant le contrôle et les relances nécessaires.

Accueil et intégration des nouveaux arrivants :

- Accompagnement, accueil et installation des nouveaux arrivants à la prise de poste au sein du DAP en lien avec le SAPP (documents de présentation de l'institut et de l'environnement de travail, intégration, attribution de bureau, fournitures, ...).

Participation aux réunions et reporting :

- Participation aux réunions du département, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
- Génération, suivi et restitution de tableaux de bord pour l'équipe du DAP (ex : suivi des congés).

Appui général aux pôles :

- Être en appui administratif aux différents pôles du DAP dans leurs missions quotidiennes.
- Être en capacité de produire des documents de présentation type power point pour les différentes réunions en soutien à la direction du département et des pôles.