Adjoint en Gestion Administrative H/F

Université Paris-Saclay

Les missions seront a effectué sur les différents applicatifs des 5 tutelles de l'IPS2.

Missions principales de l'agent.e :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Mission N°1 : Gestion financière

- Établir les bons de commandes
- Effectuer les réceptions
- Liquider les factures Gestion des workflows
- Effectuer les relances de bon de livraison auprès du réseau acheteur et et factures auprès des fournisseurs
- Régler les litiges fournisseurs
- Gestion des cartes achats
- Création fournisseurs et agent.es dans les bases de données
- Mise à jour de tableaux de bord Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°2 : Soutien gestion des missions

- Établir un ordre de mission
- Traiter les notes de frais Réservation des hébergement et billetteries
- Réservation traiteur/restaurant (installation traiteur)
- Mise à jour de tableaux de bord Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°3 : Soutien à l'activité d'accueil/réception

- Permanences à l'accueil (orientation des visiteurs et livreurs / information des livraisons aux acheteurs) en cas d'absence de l'agent titulaire en poste