Secrétaire de Direction H/F

Prefecture Departement Ille-Et-Vilaine

Secrétaire de direction au cabinet de la préfète déléguée pour la défense et la sécurité de la zone Ouest (F/H)

Vos activités principales :

Le poste de secrétaire de direction est à pourvoir au sein du cabinet de la préfète déléguée pour la défense et la sécurité de la zone Ouest. Le rôle du cabinet est d'appuyer l'autorité préfectorale dans l'exercice de ses responsabilités en assurant son secrétariat particulier, en suivant les affaires réservées, en coordonnant l'action des différentes structures de la préfecture de zone et en assurant le suivi administratif, budgétaire et immobilier du site, de la résidence préfectorale et des services de la préfecture de zone.

Sous l'autorité de la cheffe de cabinet et de son adjoint, la/le secrétaire de direction a pour missions principales :

1/ La préparation des dossiers des autorités : préparation des dossiers et mise en forme éventuelle.

2/ Le traitement des courriers et des parapheurs : enregistrement, rédaction et mise en forme éventuelles, classement, archivage.

3/ La réception des appels téléphoniques, accueil des rendez-vous.

4/ Le suivi des déplacements de la préfète déléguée (assurer le suivi du tableau des déplacements sur la plateforme Grist) et la mise en forme des courriers de remerciement.

5/ La tenue et le suivi de l'annuaire commun de la préfecture de la zone de défense et de sécurité sur la plateforme Grist.

6/ Le suivi du budget de la préfecture de la zone de défense et de sécurité (préparation, programmation, exécution, traitement des factures) et la participation au suivi logistique, mobilier et immobilier du pavillon de la Borderie et de la résidence de la préfète déléguée en lien avec le SGCD 35 et sous l'autorité de la cheffe de cabinet et du chef de cabinet adjoint.

7/ ASSIST CHORUS DT :
- Renseigner les données des fiches profils Chorus DT, (ou contacter le référent pour les champs non modifiables avec l'habilitation ASSIST).
- Créer les ordres de mission et états de frais pour le compte d'un autre agent (dans la limite de son périmètre d'habilitation).
- Être l'interlocuteur privilégié du référent Chorus DT (SGCD) pour les agents de son périmètre.

En l'absence de l'assistante de direction, la secrétaire de direction assure le secrétariat de la préfète déléguée et la tenue de l'agenda électronique : prise des rendez-vous, organisation des réunions en lien avec les services, réservation des salles, organisation des déplacements, organisation des réceptions à la résidence (invitations, etc.) ;

En cas de crise majeure et pour les exercices de gestion de crise, la secrétaire de direction assure un soutien au centre opérationnel zonal (COZ) renforcé et peut être amené à rédiger une main courante.

Spécificités du poste/contraintes/sujétions :

Régime hebdomadaire sur la base de 35h. Ce poste nécessite de la disponibilité et requiert discrétion professionnelle, loyauté, précision, rigueur et fiabilité.
La secrétaire de direction doit en outre faire preuve de réactivité, d'adaptation et d'esprit d'initiative pour travailler de façon autonome.

Possibilité de télétravail (à hauteur d'une journée par semaine).

Vos perspectives :

Ce poste, très ouvert sur l'ensemble des missions du ministère de l'Intérieur (préfecture, police, gendarmerie), permet de développer des compétences polyvalentes et des capacités d'adaptation qui constituent des atouts pour l'accès au grade supérieur.

En exerçant le remplacement de l'assistante de direction, ce poste vous prépare à l'exercice de métiers à proximité d'autorités (assistante de direction).