Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Capeb 40

Sous la responsabilité directe du Secrétaire général (directeur) et au sein d'une équipe composée de 3 collaboratrices, vos missions seront les suivantes :
Gestion de l'accueil :
-Vous assurez l'accueil physique et téléphonique
-Vous transmettez la première information au public, aux adhérents
-Vous orientez l'interlocuteur vers le service dédié,
-Vous répondez aux questions d'ordre général, la présentation de la Capeb Landes
-Vous traitez le courrier : réception (enregistrement numérique et distribution auprès de la direction et des services afférents) et envoi
-Vous réceptionnez et diffusez les mails contact auprès de la direction et des services concernés (réalisation de fiches contact),
-Vous organisez les réservations des salles de réunion et de formation
-Vous accueillez les stagiaires en formation.
Gestion administrative, secrétariat :
-Vous gérez les commandes de fournitures liées à l'administration générale en anticipant les besoins
-Vous gérez le fichier des adhérents (ISABAT, CRM E-DEAL, etc.) et les fichiers de contacts
-Vous rédigez occasionnellement des comptes rendus de réunion, courriers.
-Vous suivez l'agenda de l'équipe et organisez les déplacements des élus et des collaborateurs
-Vous contribuez à l'organisation de réunions internes ou externes des administrateurs et collaborateurs (convocation, préparation de dossiers, réservation de salles, déjeuners, relances, etc.),
-Vous contribuez au suivi de certaines actions de la CAPEB 40
-Vous ferez le lien avec le partenaire informatique pour un bon fonctionnement du parc informatique
-Vous connaissez la comptabilité générale et savez lire un plan comptable
-Vous avez des appétences en communication et vous élaborerez des contenus (digital)