Assistant·e Administratif·ve en Alternance H/F

CIRAD

Description du poste / de la mission
Votre apprentissage s'articulera autour des activités suivantes :
Tâches administratives
- Préparer, suivre, contrôler et archiver les dossiers administratifs
- Mettre en forme et suivi des tableaux de bord standards
- Mettre à jour et faire évoluer les outils collaboratifs
- Traiter le courrier papier et électronique, saisir, mettre en forme et rédiger des courriers classiques, notes, comptes rendus de réunions
- Organiser et gérer les déplacements, missions du personnel
- Organiser la logistique d'événements : réunion, colloque, séminaire, formation
- Transmettre régulièrement un état d'avancement administratif des dossiers/ projets à vos référent.e.s
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
- Suivre les agendas/planning/échéances,
- Assurer la gestion des fournitures et du stock
- Contribuer à l'intendance et au bon fonctionnement du collectif

Suivi du budget- finances
- Traiter et suivre les achats (commandes, relations fournisseurs nationaux et internationaux)
- Suivre les budgets de fonctionnement opérationnel et des projets
- Veiller au respecter des directives d'établissement

Ressources humaines
- Organiser l'accueil de nos partenaires (doctorants, étudiants, scientifiques) au sein de l'équipe

Communication et activités transversales : Selon votre parcours, vos appétences, une implication sur un chantier transversal vous sera proposée.
- Mettre en forme et relayer les informations auprès de la hiérarchie et/ou des salariés des équipes
- Participer aux animations et réflexions du collectif des assistant-es AIDA et celui du CIRAD.

Profil souhaité
Titulaire d'un BTS de secrétariat ou formation équivalente Bac +2,
Vous cherchez une alternance dans le cadre d'une licence (type administration et gestion)

Savoir être
- Travailler en équipe
- Posséder des capacités d'adaptation (organisationnelles et technologiques)
- Avoir le sens de l'organisation et rigueur
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (écoute, bienveillance, diplomatie, sens de la confidentialité, neutralité)

Savoir-faire
- Maitriser les outils bureautiques et informatiques
- Synthétiser, rédiger des notes et comptes rendus
- Anglais souhaité
- Synthétiser l'information reçue ou traitée tant à l'oral qu'à l'écrit
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
- Savoir rendre compte de son activité

Nos atouts -:

Avantages sociaux : Vous bénéficiez d'un 13ème mois, de possibilité de journées de télétravail, d'horaires personnalisables et d'une assurance sociale complète.

Contraintes du poste
Travail sur écran sup à 4h par jour