Cheffe ou Chef de Cabinet de la Rectrice de la Région Académique Hauts-De-France H/F

Service Public

Missions :

Sous l'autorité du directeur de cabinet, la cheffe ou le chef de cabinet assure le suivi des interventions et des courriers, la rédaction des discours, la gestion des personnels du cabinet ainsi que le traitement de dossiers réservés de la rectrice.

Activités principales :

- Interventions et discours
- Préparation et rédaction des interventions et discours de la rectrice : recueil des éléments auprès des services, respect des délais, relances et coordination.
- Protocole
- En lien avec le service communication, veille au respect des règles protocolaires et institutionnelles. Prépare les rencontres officielles, valide les invitations et le déroulement des événements (ordre des prises de parole, organisation générale).
- Agenda et préparation des dossiers
- Participation aux réunions « agenda ». Contribution, en complément de l'assistante particulière et sous l'autorité du directeur de cabinet, à la préparation des dossiers de la rectrice.
- Courriers « interventions »
- Supervision des réponses aux sollicitations des élus et institutions : orientations données aux assistantes, correction, respect des délais et relances des services. Suivi des réponses aux partenaires et usagers, en lien avec les services et les DSDEN. Point hebdomadaire avec l'assistante chargée de rédaction (situations sensibles, urgences, relances).
- Distinctions honorifiques
- Préparation et suivi des propositions de nominations (Palmes académiques, Ordre national du Mérite, Légion d'honneur). Gestion du calendrier, envoi des appels à propositions, relecture et correction des notices. Relations avec les préfectures et le ministère. Organisation des cérémonies de remise de distinctions.
- Gestion RH et administrative
- Coordination du secrétariat, des chauffeurs et de la gouvernante en charge de la résidence officielle et des réceptions protocolaires. Organisation des plannings des chauffeurs, déplacements, congés et temps de travail. Gestion administrative quotidienne des personnels (absences, remplacements, contrats).
- Logistique
- Organisation matérielle des réunions, repas, cérémonies et événements : préparation des salles, réservations, commandes, invitations, prestataires. Supervision de l'entretien de la résidence officielle en lien avec la gouvernante et la division logistique.
- Gestion de crise
- Participation à la cellule de gestion de crise sous l'autorité du directeur de cabinet et aux formations organisées par l'académie.