Assistant Administratif - Assistante Administrative et Commercial H/F

Inovaco

MISSIONS DU POSTE

L'assistante Administrative & Commerciale est la collaboratrice directe du CODIR.
Dans le cadre des orientations stratégiques du Groupe, ce poste a pour missions de :

- Organiser les flux d'informations
- Décharger l'ensemble du codir
- Gérer tous les aspects administratifs

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Dans le cadre des orientations et des missions précitées, ce poste porte les responsabilités suivantes :

1. Administration générale & secrétariat

- Réceptionner, dispatcher, saisir et expédier le courrier
- Participer à l'organisation des réunions du CODIR
- Organiser les déplacements
- Assurer l'accueil des visiteurs
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques
- Fixer les rendez-vous et les confirmer avec les clients en coordination avec le conducteur de travaux
- Assurer le secrétariat sous forme d'un compte rendu hebdomadaire pour l'ensemble du CODIR
- Prendre en compte, en accord avec le CODIR, toute action permettant de le décharger
- Coordonner et faciliter la circulation d'informations
- Rédiger les réclamations fournisseurs et faire un compte rendu au CODIR

2. Gestion commerciale & relation clients

- Gestion et optimisation du CRM commercial
- Dispatching des demandes sous 2h auprès des commerciaux lors d'une demande de renseignement
- Encaisser et relancer les clients
- Suivi financement clients et aide auprès de ceux-ci pour l'obtention du crédit
- Suivre les dossiers de certification RGE QUALIBAT
- Retrait des dossiers d'appels d'offres
- Suivi et mise à jour des données prospects/clients

3. Gestion administrative & financière

- Rapprochement des réceptions (factures)
- Centraliser les contrats de sous-traitance
- Éditer les factures et faire valider au directeur opérationnel
- Saisir les productions et les facturations