Chef de Cabinet de la Rectrice de la Région Académique Hauts-De-France H/F

Rectorat de Lille

Missions/activités principales :

- Interventions et discours de la rectrice :
- Préparation et rédaction des propositions d'interventions et de discours de la rectrice
- Demandes d'éléments en amont aux services, respect des délais et relances éventuelles.
- Protocole :
- En lien avec le service communication, veille au respect des règles protocolaires et institutionnelles
- Préparation des rencontres protocolaires
- Validation des invitations et des déroulements d'évènements (ordre des prises de parole, etc.)
- Agenda :
- Participation aux réunions "agenda" du cabinet
- Contribution, le cas échéant et en complément, à la préparation des dossiers de la rectrice en lien avec l'assistante particulière et sous l'autorité du directeur de cabinet.
- Courriers "interventions" (réponses aux sollicitations des élus et des institutions) :
- Suivi des courriers "interventions" de la rectrice (orientations données aux assistantes en charge de ces courriers, correction, délais, relances des services) en lien avec et sous l'autorité du directeur de cabinet
- Suivi des réponses aux différents interlocuteurs, partenaires et usagers, le cas échéant en lien avec les services et les DSDEN.
- Point hebdomadaire avec l'assistante chargée de rédaction (points problématiques, avancement des relances, ventilations, urgences, etc.)
- Distinctions honorifiques :
- Préparation et suivi des propositions dans le cadre des nominations dans l'Ordre des Palmes académiques, l'Ordre national du Mérite et l'Ordre de la Légion d'Honneur
- Suivi du calendrier et du respect des délais
- Préparation et envoi des appels à propositions
- Lecture et correction des notices de proposition
- Communication avec les préfectures et le ministère
- Organisation des cérémonies de remise de distinctions
- Gestion RH et administrative :
- Coordination de l'action des membres du secrétariat, du chauffeur et de la gouvernante en charge de la gestion de la résidence officielle de la rectrice et des repas et réceptions protocolaires
- Gestion de l'activité des chauffeurs (planning hebdomadaire, organisation des déplacements de la rectrice et des personnalités, congés, temps de travail)
- Gestion quotidienne des personnels (arrêt, congés, remplacement, contrats)
- Logistique :
- Organisation matérielle des réunions, repas, événements et cérémonies (préparation technique des salles, réservations, commandes, invitations, menus, prestataires, cavaliers, etc.)
- Supervision de l'entretien de la résidence officielle de la rectrice en lien avec la gouvernante et la divi