Assistant Administratif·ve H/F

Maison Commune des Addictions des Troubl

Missions principales
- Gestion du courrier entrant et sortant avec fichier de traçabilité,
- Classement, archivage, Mise en forme de documents,
- Recueil de données, Gestion des fichiers, mise à jour des fichiers,
- Diffusion des informations auprès des adhérents (usagers, patients, professionnels de santé et partenaires),
- Recherche de documentation (journaux, documentations,.), gestion des fonds de documentations et de sa mise à disposition.
- Veille à la transmission des informations à l'équipe (dispatching des mails)
- Prise de note et réalisation de compte-rendu.
- Recueil et saisie de données dans le cadre d'élaboration des bilans annuels
- Mis à jour des outils de communication.
- Préparation du matériel nécessaires aux interventions des pôles (préparation de pochette, sachets jetons.).
En appui avec le pôle médico-social :
- Appels des pharmacies, Préparation du matériel

Accueil Physique et téléphonique :
- Téléphonique : Assure l'accueil téléphonique et tient un registre des appels filtrage des appels, prise de message, information et orientation du public, prise de rendez-vous-annulation-report de rdv.
- Physique : accueil, information et orientation du public et des partenaires, prise de rendez-vous
- Veille à la transmission des informations à l'équipe (dispatching des messages)

Vie institutionnelle :
- Veille à l'organisation logistique des réunions et des activités (réservation des salles, envoi des invitations, accueil lors des évènements, émargement.)
- Gestion des stocks : appui à la gestion des commandes et mise à jour des fichiers d'inventaire et à la mise à disposition des fournitures de bureau, les fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l'institution (serviette main, savon, papier hygiénique.). Veille à la disponibilité de l'ensemble des documents de présentation des activités et de la structure
- Peut être amené à participer à des manifestations extérieures, en journée, en soirée et en week-end
- Participe au rangement des parties communes

Profil recherché :
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Expérience souhaitée dans un poste similaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, sharepoint, Mailing, PAO)
- Capacités rédactionnelles et relationnelles
- Sens de l'organisation, rigueur et discrétion, Autonomie et esprit d'équipe
- Empathie pour le public vulnérable
Avantages :
- Congés trimestriels, 6 semaines de congés annuels
Candidature :
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à : ****@****.**