Coodinatreur Services Généraux H/F Groupement Mousquetaires - ITM Entreprises

Les Services Généraux occupent une place centrale de notre organisation puisqu'ils assurent le bon fonctionnement du site, tout en apportant les différents services nécessaires à nos entreprises et à nos collaborateurs.

Votre mission au sein du Groupement des Mousquetaires ?

Devenez notre futur(e) Coodinatreur (trice) Services Généraux (H/F)

Au sein d'un service de 7 personnes, vous serez amené(e) à assurer le bon fonctionnement de l'ensemble des moyens généraux et mettre en oeuvre des actions d'optimisation tant organisationnelles que budgétaires en accord avec la Responsable des Services Généraux

En détail, de quoi parle-t-on ?

1 - Assurer la gestion des dossiers de sous-traitance :

- Coordonner les différents prestataires et leurs équipes (nettoyage, économat, hôtesses, salle de sport, sécurité, conciergerie, restauration, espaces verts, multifonctions),
- Assurer le suivi qualité des prestations et le déploiement des actions correctives,
- Etablir le cahier des charges des appels d'offre, réaliser l'analyse des offres,
- Participer à la sélection du prestataire et à la négociation
- Relecture des contrats avant signature
- Assurer la mise en route de la prestation négociée et assurer le suivi de l'exécution des contrats
- Assurer la mise à jour annuelle des documents administratifs des contrats (assurance, plan de prévention,)
- Tenir à jour les organigrammes des différents prestataires intervenants sur le Parc de Tréville et les contacts commerciaux
- Négocier les avenants au contrat à la demande de la Responsable des services généraux
- Faire le lien entre les prestataires et les résidents du site

2 - Collaborer au suivi du budget :

- Elaborer les budgets liés au fonctionnement du site et les présenter à la Responsable des Services généraux pour validation
- Faire établir les devis en fonction des demandes et vérifier la bonne adéquation entre la demande et la proposition
- Valider les solutions proposées
- Valider les devis et des factures en accord avec la Responsable des Services Généraux
- Elaborer les estimés pour fin juin et mi-septembre de chaque année

3 - Collaborer à la "Gestion de la sécurité du site et des personnes" :

- Coordonner au quotidien les actions pour assurer la sécurité des biens et des personnes sur le site

4 - Collaborer à la "Gestion Globale du Site" :

- Organiser et coordonner les opérations de déménagements internes
- Rédiger, mettre en place et assurer l'évolution des procédures
- Assurer la médiation entre les résidents et les prestataires en cas de litige
- Organiser et coordonner les différents évènements sur le site en lien avec la Direction de la communication et des affaires institutionnelles
- Organiser et assurer le suivi les commissions restaurants d'entreprises du site (RIE)
- Participer à la préservation et l'entretien du site dans le respect des certifications obtenues (le Jardin de Noé),

5 - Participer au maintien de la Certification ISO50001 (système de management de l'énergie (SMEn) :

- Aider à l'animation des réunions de l'équipe énergie pour assurer le suivi et la révision de la revue énergétique, des indicateurs de performance énergétique et du plan d'actions énergétique
- Participation aux réunions et élaboration des comptes-rendus
- Elaborer la communication auprès des résidents pour Iso50001

6 - D'autres missions/responsabilités pourront vous être confiées selon les besoins du service.