Assistant Administratif·ive Bureau d'Études H/F

France Travail

Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) du bureau d'études dans le cadre d'un prochain départ à la retraite. Vous intègrerez au sein de notre holding l'équipe de nos fonctions supports. Vous accompagnerez nos entreprises spécialisées dans les travaux de Voies Ferrées (rénovation, caténaire, signalisation et sécurité ferroviaire) dans la partie administrative des dossiers chantiers et des appels d'offres. Vous assisterez le service du bureau des études dans sa gestion administrative et organisationnelle.

Gestion administrative et organisationnelle:
- Ouvrir les dossiers chantier, rédiger, mettre en page et archiver les documents techniques et administratifs.
- Classer les dossiers projets selon les procédures internes.
- Gérer le matériel du bureau d'études.
- Gérer les numéros de commande du donneur d'ordre principal.
- Déclarer les sous-traitants des chantiers, y compris, établissement des bons de commande.
- Gérer les tableaux de suivi des contrôles technique des véhicules.
- Gérer les dénonciations relatives aux infractions routières.

Support et suivi administratif aux appels d'offres :
- Collecter et mettre en forme les pièces administratives demandées (attestations, certificats, références) pour la constitution des dossiers de réponse aux appels d'offres.
- Vérifier la conformité des documents aux exigences des marchés publics et privés.
- Assurer le suivi administratif des projets en cours et la transmission des dossiers préparés à la Direction des Études.
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs et sous-traitants.
- Assurer le suivi documentaire des projets : tableaux de bord, envoi et réception des pièces contractuelles.
- Archiver les versions finales des documents de projet.
- Assurer la transmission des documents entre le bureau d'études et les services internes selon procédures.
- Assurer les demandes d'autorisations de fermetures de PN, arrêtés de Mairie, mise à disposition de terrain, etc.

Coordination interne et communication
- Assurer la liaison entre le bureau d'études et les autres services (travaux, comptabilité, qualité, RH).
- Assurer la diffusion des documents internes et externes à destination des équipes.

Profil recherché
Formation et expérience
- Formation Bac +2 assistanat administratif ou de gestion ou équivalent souhaitée.
- Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire souhaitée, idéalement dans le secteur des travaux publics ou ferroviaires.
- Connaissance des marchés publics et des procédures d'appels d'offres appréciée.
Compétences et qualités
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion documentaire).
- Excellente capacité rédactionnelle et organisationnelle.
- Rigueur et sens du détail.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Bon relationnel et esprit d'équipe.

Conditions de travail
- CDI à temps complet (lundi à vendredi de 8h30 à 12h et de 14h à 17h30) - statut non-cadre
- Poste basé à Bouloc 31620
- Rémunération 30 K€ sur 13 mois, à réévaluer selon expérience
- Tickets restaurants - RTT (équivalent 11 jours)
- Poste ouvert aux personnes en situation d'handicap