Assistant en Charge des Relations avec les Usagers H/F

Service Public

L'assistant(e) en charge des relations avec les usagers assure l'accueil téléphonique et/ou physique des usagers, gère le traitement des demandes d'accès aux dossiers médicaux, contribue au traitement des plaintes et réclamations pouvant donner lieu ou non à indemnisation en lien avec l'assureur de l'établissement et assure le secrétariat de la Commission des Usagers (CDU). L'assistant(e) assure également le secrétariat de la DQRU relatif notamment aux relations avec les usagers et procède aux tâches administratives de la DQRU.

L'assistant(e) en charge des relations avec les usagers :

· Assure l'accueil téléphonique et/ou physique des usagers
· Assure un suivi du traitement des plaintes et réclamations :
· Prépare les dossiers à présenter à la Commission des Usagers et gère la planification et l'organisation matérielle des médiations, ainsi que leur suivi ;
· Gère les demandes d'accès aux dossiers médicaux, vérifie les pièces justificatives demandées, veille à garantir les délais de traitement au regard de ses attributions (analyse de la recevabilité des demandes), oriente les demandes vers les unités de soins en fonction de la procédure en vigueur, et assure la facturation des copies lorsque cela le nécessite
· Concernant les demandes contentieuses relatives à des dommages corporels, accuse réception de la demande, puis oriente celle-ci vers l'assureur, suivant le circuit de traitement des plaintes et réclamations, et participe à leur suivi en lien avec les unités de soins ;
· Assure le traitement des demandes d'indemnisation pour dommages matériels adressées par les usagers au directeur, en lien avec l'assureur et les unités de soins ;
· Participe au suivi et à la mise à jour des tableaux de sinistres corporels et matériels ;
· Contribue au recueil de données dans des tableaux de suivi statistique de la DQRU et participe au remplissage du rapport annuel de la CDU à l'ARS · Participe au remplissage du tableau de la Cellule d'Articulation Relations Usagers - Qualité (CARUQ), contribuant ainsi à l'articulation entre le volet relations-usagers et le volet qualité ;
· Assure un rôle de relai et d'interface au sein de l'équipe DQRU ;
· Participe à la démarche de certification en tant que membre de l'équipe DQRU ;
· Assure avec autonomie et proactivité le suivi de dossiers spécifiques confiés par la personne en charge des relations avec les usagers (PCRU)

· Réception et traitement du courrier ;

· Rédaction ou mise en forme des courriers ;

· Organisation de réunions et réservation des salles ;

· Gestion des congés et RTT des agents de la direction sur AgilTime ;

· Gestion des consommables et de la papeterie du service ;

· Archivage des dossiers. Il/Elle assure la gestion de l'agenda du directeur et le suivi des dossiers en fonction de ses demandes spécifiques

Poste à 100 % du lundi au vendredi. Horaires 8h30 - 12h30 / 13h15 - 16h45, sauf spécificité du mardi.

Le poste est basé à Chambéry