Responsable des Instances et du Secrétariat Général - la Queue-En-Brie H/F

Communes

MISSIONS PRINCIPALES :
1-Concernant les assemblées et les instances municipales :
- Organiser et assurer le suivi des instances de la commune
- Elaborer et garantir le bon déroulement des différents processus
- Sécuriser la procédure et contrôler la qualité des écrits (délibérations, rapports, compte rendus, etc)
- Veiller au bon déroulement des instances de la commune (gestion des délais, envoi des
convocations, ordres du jour, constitution des dossiers de séances, etc.)
- Rédiger, suivre et veiller à l'exécution des actes (décision, arrêté, convention, télétransmission,
tenue du registre)
- Contrôler l'élaboration des procès-verbaux
- Assurer la tenue des recueils des délibérations et arrêtés
- Organiser et contrôler l'affichage légal et la publication des actes
- Elaborer des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
- Contribuer aux réflexions sur les évolutions institutionnelles et statutaires
- Prendre en charge divers dossiers transversaux en lien avec le Directeur Général des Services
Concernant le suivi des contentieux :
- Assister les directeurs dans la relation avec les conseils (envoi de pièces, suivi des échanges mails et
des requêtes, relance si nécessaire)
- Faire le lien et assurer le suivi du contrat avec le conseil juridique externe de la collectivité

Activités régulières
2- Concernant l'assistance et le conseil auprès du Directeur Général des Services :
- Planifier les activités du Directeur Général en fonction des échéances,
- Gérer l'agenda du Directeur Général en lien avec celui du Maire, des instances internes et externes telles que GPSEA, MGP, DGFIP.....
- Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comité de Direction, réunions de cadres,
- Assurer la circulation de l'information entre la Direction Générale, les différents directions et le secrétariat de M le Maire et des élus,
- Participer à l'harmonisation des procédures de la Direction Générale,
- Développer la cohésion des services en organisant des évènements (voeux, soirées, pdj).