Assistant H/F Start People

ASSISTANT (H/F)
Valide les données administratives transmises par l'Assistant(e) Commercial(e) et les Attachés(ées) Commerciaux Service, s'assure d'être en possession de l'ensemble des documents nécessaires (offre dûment signée, finmost en bon à éditer, PV livraison, ...) puis contrôle les équipements et mise à jour si nécessaire (point de pose, partenaires, horamètre, profil de visite, ...) afin d'éviter toutes anomalies éventuelles de contrats,

o Etablit les contrats d'entretien de l'agence régionale SAV, neuf/occasion, location/occasion, location financière ainsi que les offres de contrat pour les chariots provenant du réseau (agences et concessions) avec ou sans financement (maintenance, VGP) dans le système d'information et veille à la bonne génération des plans d'entretien. Ces contrats doivent être scannés et intégrés au système d'information,

o S'assure quotidiennement du suivi des contrats et mise à jour (tarif, indexation, aménagement, prolongation clôture, etc.) et saisit les modifications, si nécessaire dans le système d'information,

o Réalise le suivi des contrats manquants neufs et occasions avec relance auprès des services concernés,

o Facture les contrats nécessitant une intervention manuelle (y compris heures supplémentaires, les contrats à l'heure et les contrats faible engagement),

o Procède aux résiliations des contrats de maintenance et des plans d'entretiens, informe le service SAV et procède au classement des contrats résiliés,

o Gère les litiges et réclamations clients (y compris saisies des factures dans le portail des clients),

o Suit les prolongations des contrats actifs et/ou résiliation en lien avec le Responsable d'Agence,

o Procède aux prolongations des contrats financiers arrivés à terme (contrats incluant l'entretien et les interventions curatives : « full service ») suite aux réunions de fin de financement animées par le/la Responsable Gestion Opérationnelle et procède aux mises à jour dans le système d'information et fichier de fin de financement,

o Est garant de la qualité des données clients et traite les anomalies contrats,

o Répond aux demandes clients liées aux contrats,

o Est en charge de la rédaction et de l'envoi des courriers administratifs (courrier de confirmation de résiliation ou prolongation de contrat de maintenance et contrat visite générale périodique, courrier de cession bailleur pour les locations et occasions).
o Vérifie les montants versés par les organismes de financement, s'assure de récupérer les écarts éventuels de la part maintenance non affectée à son agence et mène les actions correctives si nécessaire,

o Analyse les motifs des éventuelles non-facturations.