Assistant·e Commercial·e & Administratif·ve H/F ESOL

L'ESOL TOULON est un établissement nouvellement créé (1ère rentrée en septembre 2026) faisant partie du groupe NOVETUDE.

NOVETUDE, groupe en forte expansion, est présent sur le domaine de la formation professionnelle, continue et initiale, essentiellement dans le secteur de la santé, du paramédical, du sanitaire et social.

L'ESOL, Ecole Supérieure d'Optique et de Lunetterie, regroupe les activités de formations du groupe dans le domaine de l'optique-lunetterie et prépare à ce titre au BTS OPTICIEN-LUNETIER, à la LICENCE D'OPTIQUE PROFESSIONNELLE.

L'ESOL TOULON rejoint ainsi d'autres établissements d'optique-lunetterie du groupe : ESOL MONTPELLIER, ESOL NICE, ESOL DIJON, ESOL STRASBOURG, mais aussi ESOO ANGERS, CESOL NANTES, CESOL TOURS et AEPO PARIS.

Dans le cadre de son développement, l'ESOL TOULON recherche un/e assistant/e commercial/e & administratif/ve, qui a pour mission de développer l'apprentissage en accompagnant :

- les entreprises partenaires de la région (83/Sud Est) dans leurs recrutements d'alternants
- les apprentis dans leurs choix d'orientation, leurs placements en entreprise et leur suivi de scolarité.
- Représentation de ESOL TOULON auprès des prospects lors des activités type salons, forum lycée, journées portes ouvertes, webinaires

L'activité de l'assistant/e commercial/e & administratif/ve est rythmée par des objectifs qualitatifs et quantitatifs pour chacune des formations, actuelles et futures, proposées au sein de l'ESOL Toulon.

Il est garant du CRM et du nombre d'inscrits par rentrée. Son objectif principal est d'assurer le taux de remplissage des formations de l'ESOL TOULON.

En outre, l'assistant/e commercial/e & administratif/ve a pour mission de suivre les apprentis et d'accompagner les entreprises partenaires en amont, tout au long et à l'issue du contrat d'apprentissage (placement, finalisation du contrat, suivi, facturation).

L'assistant/e commercial/e & administratif/ve devra également participer à la vie de l'établissement pour des tâches administratives inhérentes au bon fonctionnement d'un centre de formation.

Rattaché au Directeur de l'ESOL TOULON, il a pour missions :

Activité commerciale

- Suivi actif des prospects sur le CRM (AIRTABLE) et sur PARCOURSUP pour transformer les prospects en admis(phoning, mailing, entretiens, conseils sur les CV-lettres de motivation, diffusion d'offres d'emploi...)
- Suivre et analyser les indicateurs de performance commerciale et reporter les informations au directeur du centre de formation et aux fonctions support du siège parisien (suivi des prospects, des admis, des abandons,...)
- Etre en contact régulier avec les recruteurs de la région (magasins d'optique lunetterie de détail) pour proposer l'offre de formation de ESOL TOULON, démarcher des entreprises partenaires (prospection téléphonique, participation à des évènements professionnels, réseaux sociaux professionnels), identifier leurs besoins en apprentissage, proposer des candidatures d'apprentis, faire le suivi des apprentis, organiser et participer à des évènements avec les recruteurs (jobmeeting, réunion sur l'apprentissage...)
- Contribuer à développer des partenariats avec les acteurs de l'emploi (OPCO, instances départementales et régionales, France Travail, missions locales...)
- Faire le suivi des apprentis lors de leur apprentissage dans le respect des process en vigueur au sein de Novetude et imposés par la réglementation (Qualiopi)
- Contribuer au placement des apprentis à l'issue de leur contrat d'apprentissage (recueil des besoins des entreprises, diffusion des offres d'emploi auprès des apprentis)

Activité administrative

- Réaliser les contrats d'apprentissage (inscriptions, conventions, contrat alternance, facturation et suivi) sur GALIA, logiciel de scolarité
- Participer à la gestion quotidienne des scolarités : émargements, attestations, absences, bulletins, planning d'examen, conseils de classe...
- Gérer les demandes d'aide au permis et les aides pour le matériel.
- Assurer l'archivage numérique des documents administratifs et pédagogiques
- Contribuer activement à la démarche qualité QUALIOPI (indicateurs, tableaux de bord, enquêtes)
- Contribuer à la gestion financière de l'établissement (dépôt des factures, suivi de la facturation, suivi des heures professeurs et apprentis... ) sur PENNYLANE et GALIA
- Etre en relation, avec le directeur du centre, avec les organismes de tutelle (SIEC, DREETS, Rectorat, organisme certificateur...) pour répondre à leurs demandes (enquête SIFA, suivi des apprentis, inscriptions aux examens, ...)