Assistante - Mairie de Bievres H/F

Communes

Sous la hiérarchie de la direction du Cabinet du Maire, l'assistant(e) contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale.
De façon générale, il/elle apporte une aide à la Direction du Cabinet du Maire en termes de diffusion de l'information, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés.

Activités principales :

- Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire :
- Réceptionner le courrier postal ou numérique et le diffuser auprès des élus et des services ;
- Traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs ;
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels ;
- Organiser des réunions et suivre la logistique de ces réunions ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous ;
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus ;
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.

- Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes ;
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts.
- Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat :
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.