Assistante Administrative et Financière H/F

Horizon

L'entreprise HEDOUX, implantée à Cagny, acteur incontournable de la serrurerie-métallerie dans le bâtiment recrute dès à présent :
Un(e) assistant(e) d'exploitation H/F.
Vous travaillez du lundi au vendredi.
Vos principales missions sont réparties en plusieurs domaines :
Accueil :
- Accueillir, filtrer, orienter et noter les messages et demandes téléphoniques
Suivi administratif des opérations :
- Préparer les dossiers administratifs d'appels d'offre à l'aide du cahier du procédure, dans le cadre d'une réponse (mise en ligne, DC1, DC2, acte d'engagement, heures d'insertion, banque, attestation, Kbis, attestation d'assurance .)
- Suivre et mettre à jour les documents administratifs des sous-traitants
- Suivre et mettre à jour les documents de contrats de vente (devis, Kbis.)
- Préparer et rédiger les comptes rendus
- Préparer les commandes des sous-traitants (liste des références .)
- Établir ou récupérer les documents de début et fin de chantier : devis signé, OS de démarrage, PV de réception, DGD, cautionnement RG
Gestion des opérations :
- Effectuer les analyses de gestion des chantiers en lien avec le budget défini et effectuer les reportings à mon N+1
- Contrôler la facturation des fournisseurs conformément aux engagements (prix unitaire, quantités)
- Réaliser la facturation client à partir de la situation de travaux du chef de projet
- Préparer les commandes fournisseurs et sous-traitants sur le logiciel de gestion
- Saisir les factures d'achats sur le logiciel de gestion (affectation analytique)
- Centraliser les temps passés par les compagnons
- Suivre les budgets confiés (EPI, consommables, outillage, vêtements collaborateurs, véhicules)
- Préparer le DGD
Comptabilité :
- Assurer le traitement du courrier (tri, affranchissement, mise sous pli, dispatching) et la gestion des messages électroniques
- Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers
- Assurer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer régulièrement les saisies comptables des factures de frais généraux, d'achats et de ventes
- Être en charge de la saisie comptable des banques
- Effectuer le lettrage
- Assurer la saisie des écritures de paie
- Préparer les déclarations TVA
- Préparer les déclarations fiscales diverses (IS, CVAE, .)
- Préparer les factures intra-groupes.
- Préparer les notes de frais.
Trésorerie :
- Effectuer le suivi des règlements clients quotidiennement et assurer les relances de façon quotidienne.
- Préparer les règlements fournisseurs à la quinzaine
- Préparer les cautionnements bancaires
- Préparer les demandes de Dailly
- Préparer les remises de chèques