Assistant d'Agence H/F Proxiad

Chez Proxiad, ESN à taille humaine, chaque rôle est essentiel au bon fonctionnement de notre organisation.
Dans le cadre d'un renfort d'équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve).

Poste clé nécessitant rigueur, sens du service, discrétion absolue et une vraie capacité à interagir avec l'ensemble des équipes.

Vous intervenez sur un périmètre administratif polyvalent, en lien étroit avec les équipes internes (RH, commerce, consultants, direction).

Accueil & vie de l'agence

- Accueil physique des visiteurs et collaborateurs

Gestion administrative & services généraux

- Gestion et commandes des petites fournitures du quotidien
- Suivi des prestataires et fournisseurs
- Gestion des courriers (envois simples et recommandés)
- Organisation de déplacements professionnels
- Gestion des téléphones et cartes SIM
- Veiller au bon fonctionnement global des locaux

Administration du Personnel

- Organiser les visites médicales et envoyer les convocations,
- Assurer l'adhésion des nouveaux collaborateurs à la mutuelle + partenaire des titres-restaurant,
- Effectuer les déclarations préalables à l'embauche (URSSAF),
- Ajouter les nouveaux collaborateurs sur Pôle Santé,
- Gérer les notes de frais
- Suivi des Ordres de Mission

Facturation Clients

- Enregistrer les nouveaux collaborateurs dans notre outil de facturation,
- Vérifier les feuilles de temps, absences et arrêts de travail,
- Émettre et suivre la facturation client,
- Contrôler les ventes/achats et assurer le suivi des paiements,
- Relancer les impayés.

Support administratif

- Appui administratif transverse
- Participation à la gestion de la facturation et des éléments de contrôle
- Gestion des notes de frais

Dans le cadre de ce rôle, vous serez amené(e) à traiter des informations sensibles et confidentielles (données salariales, informations personnelles, adresses, documents contractuels). La discrétion et le respect strict de la confidentialité sont indispensables.