Assistant d'Agence Polyvalent H/F Aia Life Designers

Le poste

Nos projets, nos références

Vous aurez l'opportunité de travailler sur des projets inspirants et remarquables dont vous trouverez quelques exemples emblématiques, ci-dessous :

- ProjetTribequaà Bordeaux
- Médiathèque de Bayonne
- PolycliniqueCapioBelharraà Bayonne
- Collège d'Arveyres

Votre mission:

Rattaché à la Gestionnaire de l'agence, vous avez en charge les tâches administratives. Vos principales missions se décomposent ainsi :

- Vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, ainsi que de l'envoi et la réception, tri du courrier (physique et électronique)
- Vous préparez les réunions (internes ou externes), organisez les déplacements des collaborateurs de l'agence,
- Vous êtes garant de l'approvisionnement consommables, fournitures, etc...
- Vous saisissez les devis et commandes
- Vous vous chargez de la mise en forme de rapports techniques, offres, candidatures, communication intranet et tous autres travaux de bureautique, ainsi que l'obtention des certificats de bonne exécution
- Vous gérez les abonnements aux magazines et l'utilisation des véhicules de la société
- Vous identifiez les règlements des clients, contrôlez et saisissez les notes de frais mensuelles
- Vous participez à la facturation et les relance clients ainsi que la gestion des sous-traitance interne et externe
- Vous vérifiez les Notes de frais
- Vous pourrez être amenée à mettre à jour le livret d'accueil d'agence
- Vous gérez la validation du pointage temps des collaborateurs