Assistant Administratif du Responsable de Service Ressources et Moyens H/F Grand Lyon

Vous assurerez une assistance à la réalisation de dossiers, de projets, d'études relatifs à la mission RM : rédaction des notes, documents, comptes-rendus, synthèses, rapports de situations ; élaboration d'outils de gestion divers : tableaux de suivi, bases de données ; vous assurerez un suivi de différents dispositifs : coordination d'informations autour des dossiers : mise à jour, intégration de nouveaux éléments, mise à disposition de divers documents ; participation à diverses commissions, réunions...

Vous réaliserez l'instruction de dossiers : pièces indispensables, renseignements des éléments, élaboration des documents nécessaires à la constitution de dossiers (synthèses, notes, fiches de procédure...) ; vous procéderez à l'analyse des éléments et élaborerez les propositions de réponse ; vous assurerez le suivi de dossiers : respect des procédures, vérification, contrôle, respect des délais, communication des réponses aux usagers...

Vous assurerez un suivi administratif et/ou logistique pour la mission RM: l'équipe accueil des MDML et des équipes des collèges ; création ou à l'amélioration des outils de gestion, logiciels : conception et mise en place des outils de suivi et de mesure de l'activité ; recherche d'informations, suivi de l'évolution des réglementations applicables à la mission RM ; contrôle du respect des procédures et de la réglementation : vérification de la mise en oeuvre des décisions, de la bonne exécution des procédures avant saisie ; gestion de l'approvisionnement en fournitures ; organisation la logistique de réunions et séances de travail (réservations de salle, matériel, voitures...).

Vous gérerez l'agenda du responsable et de la coordonnatrice collège et les plannings de l'équipe/des réunions.

Vous assurerez l'exécution, le suivi et le contrôler les enveloppes financières allouées à la mission RM.

Vous assurerez le traitement du courrier de la MDML,l'accueil et l'orientation physique ou téléphonique d' usagers ainsi que du classement et de l'archivage.