Assistant d'Affaires H/F P&H Energies

Dans un contexte de forte activité et de développement continu, nous recherchons en CDI, à temps plein (39 h/semaine) pour une prise de poste immédiate une Assistante d'affaires, qui pourra être à l'aise dans l'univers du BTP et des chantiers en activité constante.

Véritable pilier administratif des opérations, vous évoluez dans un environnement dynamique, exigeant et rythmé, où les priorités peuvent évoluer rapidement en fonction de l'avancement des chantiers. Votre compréhension des contraintes terrain, des délais et des enjeux du BTP est essentielle pour accompagner efficacement les équipes travaux.

Vous travaillez en lien étroit avec les conducteurs°rice de travaux, chef·fe·s de chantier, fournisseurs, sous-traitant·e·s et client·e·s, et contribuez activement à la fluidité des opérations et à la performance globale des projets.

Vos missions principales

Gestion administrative des travaux

Assurer la gestion administrative complète de plusieurs chantiers en parallèle

Constituer, mettre à jour et contrôler les dossiers d'exécution travaux (marchés, DOE, documents réglementaires)

Gérer les documents contractuels, techniques et administratifs propres au BTP

Anticiper les besoins administratifs en fonction de l'avancement terrain

Suivi de projets et coordination opérationnelle

Participer à la planification et au suivi de chantiers à forte cadence

Coordonner les échanges entre les équipes travaux, le siège et les partenaires externes, les locataires

Suivre les délais, priorités et urgences dans un environnement multi-projets

Être un véritable relais entre le terrain et l'administratif

Relation client et communication

Être l'interlocutrice / interlocuteur privilégié·e des client·e·s

Répondre aux demandes avec réactivité et professionnalisme

Assurer un suivi rigoureux, en tenant compte des contraintes chantiers

Contribuer activement à la satisfaction client

Gestion des fournisseurs, sous-traitant·e·s et intérim

Participer à la consultation, la sélection et le suivi des fournisseurs et sous-traitant·e·s

Gérer les commandes liées aux chantiers

Piloter les relations avec les agences d'intérim

Transmettre les besoins en personnel en fonction du rythme et des aléas chantiers

Contrôler les contrats de mission, relevés d'heures et factures

Veiller au respect des règles administratives, contractuelles et budgétaires spécifiques au BTP

Support financier - Travaux

Participer au suivi financier des chantiers

Aider à la préparation des budgets travaux

Contrôler les dépenses et participer à la facturation

Suivre les situations de travaux et tableaux de bord

Support RH - équipes travaux

Participer à la planification des équipes terrain
Gérer et être garant(e) des plannings