Apprenti Assistant Comptable & Administratif H/F IFAG Paris

1) Finalité du poste
Assurer un appui comptable et administratif au quotidien en contribuant à la tenue des opérations clients/fournisseurs, à la saisie des factures et au suivi des frais, avec une montée en compétences vers le suivi des charges, le recouvrement et des missions transverses administratives.

2) Missions principales (dès la prise de poste)
Comptabilité clients / fournisseurs
Participer au traitement comptable des opérations clients et fournisseurs (collecte des pièces, contrôle de cohérence, suivi).
Mettre à jour les informations nécessaires au suivi (références, statuts, échéances).
Saisie des factures
Saisir les factures fournisseurs et/ou clients dans l'outil comptable.
Vérifier les informations essentielles (dates, montants, TVA si applicable, imputation, pièces justificatives).
Signaler les écarts ou pièces manquantes et assurer le suivi.
Gestion des frais
Collecter, contrôler et saisir les notes de frais / justificatifs.
Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer la traçabilité des documents.

3) Missions à moyen terme (montée en autonomie)
Saisie et suivi des charges
Participer au suivi des charges : contrôle, saisie, mise à jour des tableaux, alertes sur les écarts.
Contribuer à la préparation d'éléments de reporting simple (suivi mensuel, tableaux de synthèse).

Recouvrement
Assurer le suivi des encaissements et des factures en attente.
Réaliser des relances clients (mail / téléphone) selon procédure et tenir à jour le suivi des relances.
Alerter sur les situations sensibles et contribuer à la résolution des litiges simples.

Rédaction de courriers
Rédiger des courriers et emails professionnels (relances, demandes de pièces, confirmations).
Mettre en forme des documents administratifs standards.

4) Missions à long terme (niveau confirmé)
Classement / archivage
Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables et administratives (papier et/ou numérique).
Structurer l'arborescence documentaire et fiabiliser la traçabilité (nommage, versions, accès).

Missions transverses administratives
Participer à des missions administratives transverses selon l'activité : mise à jour de bases, suivi de dossiers, support administratif aux équipes.
Proposer des améliorations simples pour optimiser les processus (checklists, modèles, tableaux de suivi).