Responsable Administratif - Responsable Administrative H/F

Zebre Architecture

À propos de l'agence :
Agence d'architectes dynamique et polyvalente, spécialisée dans l'aménagement d'espaces commerciaux et forte d'une équipe de 15 professionnels aux compétences complémentaires, nous accompagnons les enseignes dans leurs projets grâce à une organisation réactive, structurée et collaborative.
Nous offrons un environnement stimulant où l'expertise et l'engagement de chacun participent à la réussite collective et à la satisfaction de nos clients.
Dans un contexte de structuration et de développement de l'activité, nous recrutons un(e) Responsable Administratif afin d'accompagner la direction dans le pilotage, l'organisation et la sécurisation de l'activité.

Vos missions :
Rattaché(e) directement à la direction, vous êtes garant(e) de la bonne gestion administrative, financière, contractuelle et sociale du cabinet.

Devis, contrats, facturation, gestion comptable
- Établissement des devis d'honoraires en lien avec les chefs de projets
- Rédaction, suivi administratif et financier des contrats de maîtrise d'oeuvre tout au long des projets
- Mise en place et suivi du planning de facturation
- Établissement des factures, situations et soldes, conformément aux contrats
- Suivi des encaissements et relances clients
- Gestion des factures fournisseurs : contrôle, validation, échéanciers de paiement
- Mise en place et suivi de tableaux de bord financiers
- Interface avec l'expert-comptable (préparation des éléments, clôtures mensuelles et annuelles)

Organisation et pilotage
- Mise en place, formalisation et amélioration des procédures internes (devis, facturation, suivi de projets.)
- Suivi et analyse des temps par projets
- Optimisation des outils de gestion et de suivi de projets
- Reporting régulier auprès de la direction

Ressources humaines
- Gestion administrative du personnel (contrats, avenants, dossiers salariés)
- Préparation des éléments de paie en lien avec le prestataire
- Suivi des congés, absences et temps de travail
- Gestion des déplacements professionnels : organisation, suivi des frais
- Appui à la direction sur les recrutements et l'intégration des nouveaux collaborateurs
- Organisation et suivi des entretiens annuels d'activité et professionnels
- Élaboration et suivi du plan de formation annuel : recueil des besoins, priorisation, suivi administratif et financier

Profil recherché :
- Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration (Bac +3)
- Expérience confirmée (minimum 15 ans) sur un poste similaire
- Expérience dans un cabinet d'architectes ou bureau d'études fortement appréciée
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (Excel avancé)
- Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et de la confidentialité
- Esprit d'analyse, capacité à structurer et à prioriser
- Excellent relationnel et posture de partenaire interne

Ce que nous offrons :
- Une intégration et un accompagnement personnalisés
- Environnement de travail collaboratif et projets variés
- Poste stratégique et transverse, en lien direct avec la direction

Poste à pourvoir dès que possible, rémunération selon vos expériences.
Comment postuler :
Si vous êtes passionné par le métier et que vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, envoyez votre CV et lettre de motivation