Secretaire Administratif Ive - Assistant de Direction H/F

Evs Interim

Vous serez chargé (e) d'assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la direction et des services, garantir la circulation fluide et confidentielle de l'information, et contribuer au bon fonctionnement global de la structure.

Activités principales :

- Gestion administrative des dossiers clients, fournisseurs, contrats et marchés publics.
- Mise en forme et suivi des devis, factures, courriers et documents internes.
- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des communications.
- Organisation des agendas, réunions, déplacements et événements professionnels.
Suivi administratif des contrats, chantiers, intervenants, intérimaires et sous-traitants.
- Planification des interventions et suivi des besoins en matériel.
- Gestion des relances clients et suivi des stocks et commandes.
- Classement, archivage et gestion documentaire (y compris documents confidentiels).
- Conception et mise à jour de tableaux de bord et outils de suivi.
- Appui à la direction et participation au pilotage de projets (suivi planning, coordination, reporting).

Autonomie et responsabilités

- Organisation du travail en autonomie selon les procédures et directives de la direction.
- Accès à des informations sensibles et confidentielles.
- Capacité à assurer la continuité du service en l'absence du directeur.
- Rôle de relais entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.
- Possibilité d'encadrement ponctuel du personnel de secrétariat.

Compétences requises :

Techniques
Organisationnelles et relationnelles
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
Techniques de secrétariat, rédaction, prise de notes et archivage
Connaissances en gestion administrative, droit du travail, bases juridiques et comptables
Méthodologie de projet
Excellente organisation, gestion des priorités et respect des délais
Qualités rédactionnelles et aisance orale
Sens du service, discrétion et confidentialité
Autonomie, réactivité, adaptabilité et esprit d'initiative
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Horaires : du lundi au vendredi, 9h-12h30 / 13h30-17h (en fonction de l'activité)

Déplacements ponctuels possibles : réunions, terrain, événements.