Assistant Administratif et Commerciale H/F Advance Emploi

1. Administration générale & secrétariat

Réceptionner, dispatcher, saisir et expédier le courrier

Participer à l'organisation des réunions du CODIR

Organiser les déplacements

Assurer l'accueil des visiteurs

Recevoir et filtrer les appels téléphoniques

Fixer les rendez-vous et les confirmer avec les clients en coordination avec le conducteur de travaux

Assurer le secrétariat sous forme d'un compte rendu hebdomadaire pour l'ensemble du CODIR

Prendre en compte, en accord avec le CODIR, toute action permettant de le décharger

Coordonner et faciliter la circulation d'informations

Rédiger les réclamations fournisseurs et faire un compte rendu au CODIR

2. Gestion commerciale & relation clients

Gestion et optimisation du CRM commercial

Dispatching des demandes sous 2h auprès des commerciaux lors d'une demande de renseignement

Encaisser et relancer les clients

Suivi financement clients et aide auprès de ceux-ci pour l'obtention du crédit

Suivre les dossiers de certification RGE QUALIBAT

Retrait des dossiers d'appels d'offres

Suivi et mise à jour des données prospects/clients

3. Gestion administrative & financière

Rapprochement des réceptions (factures)

Centraliser les contrats de sous-traitance

Éditer les factures et faire valider au directeur opérationnel

Saisir les productions et les facturations

Reporting du tableau de suivi des SAV

Saisir l'inventaire (2 fois/an)

4. Gestion des moyens généraux & supports internes

Gérer l'ensemble de la flotte de véhicules (assurance, contraventions, maintenance, contrôle technique...) ainsi que suivre un budget

Gérer le parc informatique (téléphone, ordinateur, etc.) et mettre en place les outils nécessaires à l'intégration (boîte mail, accès...)

Gérer le budget essence et alerter sur les potentiels dérives