Assistant de Direction Faculté de Droit H/F

Université Paris Est Créteil (UPEC)

Chargé.e d'assister le doyen, le(la) responsable administratif(tive) de la composante dans l'exercice de leurs fonctions et en relation avec l'ensemble des services de la composante, vous assurerez les activités suivantes :

Gestion du courrier et diffusion de l'information :

- Réceptionner et distribuer l'ensemble du courrier arrivé au service de la direction

- Assurer la transmission des documents auprès des différents services de la faculté et de

l'université

- Gérer la diffusion des informations auprès des personnels enseignants et BIATSS de la

faculté (relais culture et loisirs, arbre de Noël...)

- élaborer et mettre à jour tous les annuaires et bases de données de la faculté

Gestion et suivi de dossiers :

Conseils de faculté pléniers et restreints de la faculté :

Etablir le planning prévisionnel des conseils selon les différentes campagnes (Scolarité, RH..)

Préparer les convocations, pouvoirs, feuilles d'émargement,

Préparer l'ordre du jour, transmettre les documents préparatoires

Rédiger les comptes rendus

Evènementiels :

Préparation des évènementiels institutionnels de la faculté

Organisation des cérémonies de diplômes en lien avec les gestionnaires de scolarité

Réservation des salles et locaux pour les évènements

Commande et relai auprès du traiteur du marché public en lien avec le service financier

Gestion du stock et des prêts des toges

Logistique de la direction

Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction

Assurer les relations avec la direction du Patrimoine

Gérer les différents types de fournitures de la direction et passer les commandes nécessaires

Gérer les agendas de la direction et le planning de la salle de réunion de la direction,

Être en soutien de l'équipe de direction sur des actions ou évènements spécifiques :

colloques, etc...

Commissions de discipline en lien avec la responsable de scolarité :

- Réceptionner les dossiers, les enregistrer, les transmettre à la présidence pour saisine de la

commission

- Etablir des tableaux de bord permettant de suivre les dossiers depuis leur réception jusqu'à

la décision de la commission

- Informer les différents responsables des décisions

Statistiques/arrêtés de jury/contrôle de connaissances :

- Tenir à jour les statistiques d'inscription des étudiants, le taux de réussite aux examens

pour les différents diplômes de la faculté

- Préparer les propositions d'arrêtés de jury pour signature du président, en assurer la

diffusion

- Collecter les documents de contrôle de connaissances en vue de la préparation des

conseils, puis assurer la transmission des documents auprès du SIOE ; après adoption par la

commission de validation de l'université (CFVU), en assurer la diffusion