Assistant d'Agence et de Direction H/F

Pôle Emploi

Dans le cadre d'un remplacement et d'une réorganisation administrative, vous rejoindrez l'entreprise à un poste polyvalent et responsabilisant d'assistanat d'agence et de direction, en relation étroite avec le directeur d'agences dont vous assurerez un véritable rôle de relai.
Dans le cadre de sa gestion de 2 agences commerciales, vous assurerez ainsi le soutien administratif, organisationnel et opérationnel du directeur.
Ce qui implique notamment les missions suivantes :
- En assistanat de direction :
o Gestion de l'agenda
o Préparation de réunions
o Traitement des correspondances
o Interface entre le directeur et les différents services
o Veille à la fluidité de la communication interne et externe
o Veille au bon fonctionnement de l'agence dans sa globalité
- En assistant d'agence :
o Suivi administratifs des dossiers commerciaux
o Gestion des plannings
o Suivi des indicateurs de performance.
o Participation à la coordination entre les différentes équipes
Missions associées (sans que certaines soient plus prépondérantes que d'autres) :
- Assistant de direction
> Rédiger des comptes rendus de réunion
> Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
> Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
> Assurer la transmission des informations en interne comme en externe
> Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
> Gestion des fournitures de bureau
> Accueil physique et téléphonique
> Rédaction de courriels et courriels
- Assistanat commercial :
> Saisie et enregistrement de devis clients sur le logiciel de facturation
> Gestion administrative des appels d'offre
> Enregistrement de toutes les données sur une plateforme en ligne
- Assistant comptable :
> Suivi des frais et des factures pour les 2 agences
> Envoi des frais du responsable d'agence au service comptabilité
> Dépôt et enregistrement des factures fournisseurs sur une plateforme en ligne
> Gestion des fichiers de caisse pour 2 agences
- Administration du personnel :
> Gestion des éléments variables de paie pour les 2 agences : Suivi des tickets restaurants, Suivi
des heures supplémentaires, Suivi des arrêts de travail, Suivi des congés payés
> Gestion des formations
PROFIL REQUIS
Idéalement issu(e) d'une formation Bac +2 en assistanat, vous justifiez nécessairement d'une expérience significative de plusieurs années à un poste identique/similaire au sein d'une entreprise PME/PMI, idéalement en agence commerciale
Vos qualités personnelles :
- Rigueur
- Organisation, Polyvalence, Proactivité, Sens des priorités, Sens de l'initiative
- Bonne présentation, Sourire et Dynamisme
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs variés
- Sens de l'écoute et de la communication
- Aisance dans un rôle d'interface
- Discrétion, Sens de la confidentialité
- Sens du service et de la satisfaction-clients
- Bon état d'esprit, Sens du travail en équipe
Parfaite maîtrise du Pack Office (word, excel, outlook)
Très bonnes qualités rédactionnelles, couplées à une parfaite maîtrise de l'orthographe et grammaire.
Horaires de travail :
- Du lundi au jeudi : 08h00 à 12h00 puis 13h00 à 17h00
- Le vendredi : 08h00 à 11h00