Agent Administratif - Agente Administrative H/F

Mairie Capinghem

I. Définition et Finalité du Poste
L'Agent Administratif est la première porte d'entrée du CCAS. Il/Elle assure l'accueil physique et téléphonique du public, gère le secrétariat du service et apporte un soutien essentiel aux travailleurs sociaux dans le montage et le suivi administratif des dossiers d'aide sociale. Garantir un accès aux droits et un service public de qualité aux usagers.

II. Missions et Activités Principales
1. Accueil, Information et Orientation du Public (Coeur de métier)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, en identifiant rapidement la nature et le degré d'urgence de la demande.
- Écouter, informer et orienter les usagers vers les services internes (travailleurs sociaux) ou les partenaires externes compétents (CAF, CPAM, services départementaux, associations, etc.).
- Gérer les situations d'accueil potentiellement difficiles, tendues ou conflictuelles avec calme, empathie et professionnalisme.

2.Gestion Administrative des Dispositifs Sociaux
- Aide à la constitution de dossiers : Accompagner les usagers dans la complétude des demandes d'aides sociales légales (ex. : Aide Sociale à l'Hébergement - ASH, Allocation Personnalisée d'Autonomie - APA, MDPH) et s'assurer de la conformité des pièces.
- Domiciliation : Assurer la gestion administrative complète du dispositif de domiciliation (entretiens d'évaluation, constitution des dossiers, gestion du courrier des personnes domiciliées).
- Aides Facultatives : Gérer l'instruction administrative des demandes d'aides financières du CCAS (secours d'urgence, aides alimentaires, etc.).
- Logement Social : Gérer le suivi administratif des demandes de logement social de la commune (enregistrement, renouvellement, interface avec les bailleurs si nécessaire).
- Accompagnement à Domicile : Assurer des déplacements ponctuels au domicile des usagers qui sont dans l'incapacité de se déplacer (personnes âgées, en situation de handicap ou très fragilisées) afin d'apporter un soutien administratif sur les dossiers d'aides sociales.

3. Secrétariat et Organisation du Service
- Assurer le secrétariat courant : traitement du courrier (réception, enregistrement, diffusion), classement et archivage des dossiers (numérique et physique).
- Rédiger des courriers administratifs, notes de service et comptes rendus simples, sur instruction du supérieur hiérarchique.
- Participer à la consolidation des données et à l'élaboration de statistiques d'activité du service (fréquentation, type de demandes, aides versées).
- Participez à la vie du Conseil d'administration du CCAS (organiser les séances, convoquer les membres, mettre en forme les dossiers, classer les actes administratifs...)
- Possibilité de réunions et de rencontres en lien avec les partenaires de l'environnement.

4. Veille et Développement des Dispositifs d'Aide Sociale
- Effectuer une veille active sur les nouveaux dispositifs d'aide sociale existants au niveau local, départemental ou national (ex. : chèques sport selon coefficient CAF, aides à la mobilité, etc.).
- Analyser l'opportunité d'intégrer ces dispositifs ou de créer des aides locales complémentaires, en lien avec la direction et les travailleurs sociaux.
- Participer à la mise en oeuvre administrative des nouveaux dispositifs adoptés par le CCAS.
- Analyser l'opportunité d'intégrer ces dispositifs au regard des problématiques rencontrées ou de créer.

5. Recherche de Financements et de Subventions
- Identifier les sources potentielles de subventions et de financements publics (État, Région, Département, Fondations, etc.) pour les actions et projets du CCAS.
- Aider à la préparation et à la formalisation des dossiers de demande de subvention, en assurant le suivi administratif des démarches.
- Contribuer au montage des bilans et des justificatifs financiers nécessaires à l'obtention et au versement des fonds.