Assistant Commercial et Administratif H/F Solution Profil

Définition du poste :

- Assure le suivi d'un portefeuille clients et de leurs commandes à distance en collaboration avec les chargés d'affaires sur le terrain et la direction (Commerciale et Achat)
- Délimitation des activités
- Travaille en étroite collaboration avec le responsable de service et les chargés d'affaires
- Est sous l'autorité hiérarchique du responsable de service
- Relations Interne : Production, Service Achats, administratif, informatique
- Relation Externe : Clients, prospects, fournisseurs

Missions :

Gestion commerciale :

- Gestion d'un portefeuille client (maintien)
- Mission principale visant à assurer le suivi commercial de comptes (animer les comités de pilotage, mesurer la satisfaction client, suivre les commandes de réapprovisionnement et les évolutions IT potentielles)
- Gérer les appels téléphoniques : toujours avoir l'objectif de renseigner et d'aider le client (le réorienter sur le bon service, étudier sa demande...) Si un client ou un prospect appelle et que le chargé d'affaires n'a pas le temps de le prendre et que l'assistante non plus, prendre l'initiative de rappeler le prospect ou client pour savoir ce qu'il souhaite et essayer de le renseigner : le but est que le client ait toujours un contact suivi, que ce soit avec l'assistante ou le chargé d'affaires. En cas d'absence du chargé d'affaires, un teams/mail est à lui adresser avec l'ensemble des coordonnées de la personne (société, nom, prénom, mail, tel) et surtout l'objet de son appel

- Réaliser et suivre les devis (prestations) à partir du logiciel : réaliser, envoyer et suivre le devis à partir des tâches prévues par l'outil. Passé un délai, une relance téléphonique et mail sera à effectuer sur les devis "en cours". En cas de devis "refusé", il faudra obtenir des explications pour obtenir l'opération la fois prochaine.
Planifier et réserver les déplacements des différents services : billet de train, hôtel, avion, restaurant, voiture de location
- Réaliser et suivre les devis (fournitures) à partir du logiciel : réaliser une demande de devis auprès d'au moins 2 fournisseurs, établir le devis pour le client et suivre le devis à partir des tâches prévues par l'outil. Passé un délai, une relance téléphonique et mail sera à effectuer sur les devis "en cours".

- Commander les fournitures de bureau et Achats : réceptionner une demande d'achat interne et réaliser un bon de commande, envoyer des fichiers (si nécessaire), demander la validation de la commande puis envoyer la commande au fournisseur.

Gestion des appels d'offre :

Réalisation du dossier candidature avec adaptations des pièces selon le Règlement de Consultation
- Interface directe pour les échanges durant l'AO (phase de question/réponse et phase de mise à disposition des compléments
- Dépose des appels d'offres sur plateforme
- Suivre toutes les actions commerciales à partir du logiciel (par l'intermédiaire des tâches afin de garantir une continuité de l'information)
- Recherche de profil sous LinkedIn pour l'équipe commercial
- Tenir informés les chargés d'affaires du suivi des clients et alerter en cas de besoin le responsable du service
- Participer aux opérations de communication exceptionnelles : rédiger des correspondances commerciales, envoyer les voeux aux clients et prospects
- Gérer les réceptions/livraisons de courriers pour la Poste et/ou de colis pour les services de messagerie
- Accueillir les clients/fournisseurs avec la remise d'un badge, prise de la PI et renseigner les coordonnées du visiteur
- Mise à jour des procédures du service commercial (revue à mini 1 fois par an / à chaque évolution de process)