Secrétaire d'Accueil - Secrétaire Administratif H/F

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Objectifs du poste :
Le/la secrétaire d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique des publics, la gestion administrative des dossiers de formation ainsi que le suivi des procédures avec les organismes partenaires (Région, Métropole, Conseil Départemental, Ville de Marseille, France Travail, Mission Locale etc.).
Il/elle veille également au bon fonctionnement administratif quotidien de la structure (courrier, classement, archivage, fournitures, agendas).

Missions principales :
Accueil & communication
Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
Recevoir, filtrer et orienter les courriers et messages électroniques.
Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
Réaliser et mettre en page des documents de communication.
Travaux administratifs
Saisir, mettre en page et éditer des documents.
Gérer le courrier entrant et sortant.
Commander et gérer les fournitures de bureau.
Tenir à jour le cahier des messages internes.
Archiver et classer les dossiers administratifs.
Gérer les réservations pour les événements et assurer la billetterie.
Suivi des dossiers stagiaires et formateurs
Enregistrer les états de présence des stagiaires et signaler les absences.
Préparer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires.
Mettre à jour les plannings et listes de stagiaires.
Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
Tenir les tableaux de notes et assurer le transfert des données vers la Région.
Contrôler les sauvegardes informatiques et l'archivage papier.

Compétences requises :
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Bonne maîtrise de l'orthographe et de la rédaction.
Capacité à gérer des bases de données et systèmes de classement.

Qualités personnelles :
Rigueur, organisation et sens des priorités.
Bon relationnel et sens de l'accueil.
Polyvalence et autonomie.
Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Compétences indispensables :
- Accueillir, orienter et renseigner un public
- Classer et archiver des documents
- Gérer le courrier administratif
- Planifier des rendez-vous et gérer des agendas
- Mettre à jour des dossiers et bases de données