Assistant de Direction de la DRH - Mairie de Villebon-Sur-Yvette H/F

Communes

Joue un rôle d'interface entre la DRH, les agents, les encadrants et les partenaires externes
(organismes de formation, prestataires, élus, etc.) dans un esprit de service et de confidentialité.

Assure au quotidien l'assistance de la Direction des ressources humaines
Gère l'agenda de la direction (prise d'appels téléphoniques, organisation de réunions ou de rendez-vous)
Assure l'accueil physique et téléphonique pour la direction (renseigne le public, identifie ses attentes et relaie vers l'interlocuteur compétent)
Assure l'accueil physique et téléphonique pour la direction (renseigne le public, identifie ses attentes et relaie vers l'interlocuteur compétent)
Procède à la mise à jour annuelle et la mise en forme du livret d'accueil
Assure la mise à jour des documents du secteur RH en collaboration avec les services concernés (panneau d'affichage ; Intranet)
Elabore des formulaires dans le cadre de questionnaires d'évaluation ou de satisfaction
Elabore et alimente des tableaux de bord
S'assure du bon déroulement du circuit des parapheurs du secteur
Gère le courrier et les boîtes mails (recrutements ; syndicats)
Classe et archive tous types de documents

Assure la gestion administrative des dossiers de la Direction des ressources humaines en lien avec les différents secteurs
Organise la cérémonie des médailles
Participe à l'organisation du séminaire annuel
Centralise et passe les commandes de fournitures de bureau de la DRH
Monte le kit nouveau recruté ; s'assure de la mise à jour des clés USB et des différents documents
Gère les périodiques (Gazette, La Lettre du Cadre, La Lettre de l'employeur territorial...)

Assure le secrétariat des instances
Assiste aux séances du comité social territorial et de la FS
Assure le secrétariat et l'organisation logistique (convocation, constitution des dossiers, PV, circuit
de signature, diffusion)
Assure le suivi des absences syndicales

Assure la gestion des candidatures
En amont des recrutements, participe à la rédaction des annonces et assure leur diffusion
Suivi des candidatures : enregistrement des candidatures, alimentation des tableaux de suivi, création et suivi des équipes TEAMS
Classement et mise à jour des dossiers de recrutement
Planification des entretiens, appel des candidats, mise en place et suivi des mises en situation
pendant le processus de recrutement, courriers de réponse négatives
Participe ponctuellement à des événements en lien avec le recrutement

Participe à la gestion des formations
Enregistrement des demandes de formation dans le tableau de bord et suivi des inscriptions sur la
Plateforme du CNFPT