Assistant·e H/F Groupe Vilogia

En tant qu'Assistant·e Administratif·ve, vous êtes un véritable pilier du bon fonctionnement des activités opérationnelles de l'agence. Votre mission : fluidifier, organiser et structurer les processus, faisant de vous un maillon clé de la chaîne organisationnelle. Vous soutenez efficacement les équipes grâce à une gestion administrative rigoureuse et une coordination optimale des informations et des ressources. À ce titre, vos principales responsabilités sont les suivantes :

Suivi administratif des activités de votre périmètre
- Collecter et qualifier des données nécessaires au bon suivi des dossiers
- Renseigner et mettre à jour des tableaux de bord
- Contrôler les données, relancer les acteurs des dossier
- Classer, archiver et gestion documentaire

Facturation et paiements fournisseurs
- Réceptionner et traiter les factures
- Effectuer les rapprochement avec les engagements budgétaires
- Créer les fournisseurs dans l'outil de gestion
- Suivre les paiements et procéder aux relances si nécessaire

Gestion du courrier & rédaction de documents
- Rédiger, envoyer et suivre les courriers
- Participer à la communication écrite du service

Premier niveau de contact avec les partenaires
- Accueil physique et téléphonique de nos clients
- Échanges de premier niveau avec nos clients-locataires ainsi que nos fournisseurs

Soutien à l'organisation quotidienne
- Gestion de plannings, logistique des réunions, déplacements, événements
- Appui global à l'organisation du service