Assistant de Service Formation H/F

THOTM

Dans le cadre du développement de son offre de formation THOTM recherche un Assistant(e) administratif de formation H/F .

Missions principales :
Accueil physique et téléphonique des publics demandeurs.
Traite les demandes transmises par mail.
Orientation des publics sur l'offre de formation et sur les conditions d'accès.
Organisation de la logistique liée aux réunions.
Vérifie la conformité administrative des candidatures reçues.
Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, saisit les éléments dans les outils internes ou externes si besoin assure leur suivi et archivage.
Elabore et transmet les documents obligatoires liés au parcours du stagiaire (contrats de formation, conventions de formation, convocations, livret d'accueil stagiaires, attestations d'entrées et de sorties de formation , livret d'alternance par exemple).
Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs et les stagiaires (Ordre de mission ponctuelle ,fiches d'émargements, attestation d'inscription.).
Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs dans le respect des délais via les différentes plateformes informatiques et selon les procédures.
Prépare et rédige les conventions de stage en entreprise.
Saisit dans le logiciel dédié le planning de formation.
Valide les plages de formation dans l'outil interne dans les délais impartis.
Saisit les accidents de travail et/ou de trajet des stagiaires et envoi à la CPAM et/ou prescripteur.
Participe aux opérations de logistique du dispositif.
Assure la saisie des éléments financiers dans l'outil interne (conventionnement).
Réalise la facturation selon les jalons de facturation.