Assistant de Direction H/F HLM

LE POSTE
Au sein de la Direction de l'Investissement et du Patrimoine, basée au Siège d'Alsace Habitat à Strasbourg, nous recherchons un(e) assistant(e) de Direction en CDI pour apporter une aide permanente au Directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

MISSIONS PRINCIPALES
Vous serez amené(e) à :

- Participer à l'organisation de la vie professionnelle du directeur et de la direction
o Participer à l'accueil physique et téléphonique du directeur et de la direction
o Répondre aux demandes, orienter les interlocuteurs, filtrer les appels
o Préparer/rédiger et envoyer le courrier sortant (envoi de documents, validation des étapes, relances, confirmations,...)

- Participer, réaliser et assister le personnel dans des tâches administratives
o Organiser et participer à la gestion documentaire
o Numériser, rechercher ou reprographier des documents
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers

- Participer à la gestion de dossiers de la Direction
o Traiter, en délégation de son supérieur, certains dossiers
o Participer à l'élaboration d'études mises en place par la Direction

- Participer à la communication
o Préparer des réponses aux sollicitations des différents partenaires internes et externes
o Gérer l'interface interne/externe (collecte des informations, relance) avec les différents intervenants (architectes, bureaux d'études, clients, entreprises)

- Assister le directeur dans le pilotage de l'activité de la direction (rendre compte, améliorer et communiquer)
o Participer à la mise en place et au suivi des procédures
o Participer à la mise en place et au suivi des tableaux de bord (plan de charge, prospection,...)
o Participer au pilotage d'un reporting régulier de l'activité de la direction