Gestionnaire Administrative - Assistant Formation Pédagogique H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales de l'agent·e :

- Suivi et gestion des candidatures pour les formations qui lui sont attribuées (portefeuille : 2 DU/DIU)
- Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée et Web)
- Suivi et accompagnement des apprenants
- Élaboration, suivi, mise à jour des dossiers concernant les formations et les apprenants
- Suivi logistique des actions de formation

1/ Suivi administratif des actions de formation

- Production des documents liés à l'action de formation en lien avec le service de formation continue de la Faculté
- Saisie d'informations concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative des formations
- Suivi des candidatures Web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions Web
- Suivi des apprenants/apprenantes
- Information des différente·s interlocuteurs·trices en cas de modifications
- Vérification et édition des différents documents en lien avec la gestion des actions de formation
- Suivi des heures d'enseignement réalisées par les enseignants/enseignantes
- Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation
- Récupération, auprès des intervenants/intervenantes, et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée eCampus -recherche d'informations concernant les formations et les apprenants, suivi et mise à jour des process.

2/ Organisation et logistique des actions de formation

- Diffusion d'informations et communication sur les actions formation en amont
- Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation
- Vérification de la présence des apprenants/apprenantes et des enseignants/enseignantes
- Suivi du planning des formations
- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
- Gestion en cas d'incidents majeurs : absence de formateurs·trices et suivi de la résolution de l'incident

3/ Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation

- Gestion et suivi du courrier et des malls
- Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l'équipe pédagogique, aux service supports

4/ Diffusion, information et communication des actions de formation

- Aide pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC
- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne

5/ Suivi de la scolarité des apprenants

- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
- Suivi et accompagnemt « au quotidien » des apprenants/apprenantes
- Informations des apprenants/apprenantes
- Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants/apprenantes
- Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants/apprenantes
- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens
- Gérerles résultats des examens, rédactiondes procès-verbaux, remise des diplômes