Assistant de Formation - Pôle International H/F Sciences Po

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle "Programmes Internationaux " vous assurerez le pilotage administratif d'un portefeuille de programmes d'Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes).



Pour cela, vous aurez la responsabilité de :



1/ Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion des programmes de formation

- Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :

* établir des plannings d'enseignement

* recueillir les programmes et la documentation pédagogique

* gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs

* préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération

* administrer les évaluations des actions de formation.



- Gérer la relation avec les participants :

* réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant

* établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis

* accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité

* organiser des entretiens de sélection et des jurys.



- Gérer l'organisation logistique :

* en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation de billets d'avion, de train, prestations logistiques et hôtelières)

* en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie.



2/ Assurer le suivi administratif des formations



- Saisir, dans l'outil de gestion des formations, l'ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc)

- Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF

- S'assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité

- Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice du Pôle Programmes internationaux



3/ Participer à la vie de l'équipe « Pôle Programmes internationaux»

et, plus largement, de l'ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace



Le poste est ouvert en CDD pour une durée de 12 mois à compter du 01/12/2025. Le poste est basé à Paris (7ème).