Assistante de Direction RH H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif DEFINITION DU POSTE
Organiser pour la direction des ressources humaines le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou et le suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Accueil du public :
Accueil, orientation, conseil et information les agents de l'établissement,
Accueil, orientation et information des candidats potentiels extérieurs à l'établissement,
Réception et traitements des appels téléphoniques,
Réception et traitement des messages électroniques.

Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine :
Commande, suivi, contrôle, relance

Gestion et traitement des informations :
Recueil,
Priorisation,
Diffusion,
Suivi et classement

Recensement, centralisation et diffusion des bases de données réalisées au sein de la DRH :
Tableaux bord,
Autres tableaux pouvant inclure des données financières

Gestions des courriers, des documents :
Courriers arrivés à la DRH : Enregistrement, tri, traitement, diffusion, suivi et archivage ;
Rédaction, mise en forme, diffusion et archivage des courriers,
Enregistrement de tous types de recours et suivis,
Prise de note, mise en forme de documents de la direction des ressources humaines et des affaires médicales,
Reproduction et diffusions de documents de la direction des ressources humaines et des Affaires médicales,

Gestion des agendas :
De la Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales
De la Responsable des Ressources Humaines et des Affaires Médicales
Des instances comme le CSE et la F3SCT
Des groupes de travail pilotés par la Direction des Ressources Humaines

Organisation des réunions, visite, conférences, évènements spéciaux.

Gestion documentaire :
Centraliser les procédures et modes opératoires de la DRH,
Publier les procédures, modes opératoires sur la GED après validation de la hiérarchie,
Assurer le suivi de la validité de ces documents,
Mettre en forme les modifications de ces documents,
Supprimer les versions obsolètes de ces documents.

MISSIONS SPECIFIQUES
Secrétaire administrative des séances du Comité Social d'Etablissement (CSE) et de la Formation Spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT):
Adresser l'appel aux questions aux organisations syndicales CSE et F3SCT
Recensement des retours des questions
Préparer l'ordre du jour en fonction des questions
Programmer un rendez-vous entre la secrétaire du CSE/F3SCT, la Présidente et la DRH dans les délais impartis,
Envoyer la convocation accompagnée de l'ordre du jour, des documents afférents
Assister à la réunion du CSE et de la F3SCT et prise de notes
Rédiger le procès-verbal puis le transmettre pour correction à la Responsable des Ressources Humaines et des Affaires Médicales ou à la Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales en cas d'absence de la Responsable.
Au retour des corrections, les mettre en forme et diffuser le PV pour ultime correction auprès de la Présidente puis de la Secrétaire des instances concernés
Signature du PV par la Présidente et la Secrétaire dès lors que toutes les corrections ont été faites
Diffusion du PV signés par tous les protagonistes dans les délais impartis
Rédaction puis Affichage des Avis et Voeux du CSE signés et transmission,
Rédaction puis Affichage des suites des Avis et Voeux du CSE signés et transmission.
Gestion des recrutements :
Publications sur les sites dédiés des vacances de postes
Suivi de ses publications : prolongations, suppressions des annonces
Création et suivi d'une cv-thèque maintenant le vivier des candidatures
Réponse à chaque candidature qu'elle soit favorable ou défavorable
Transmission des candidatures retenues à la gestionnaire en charge du recrutement
Gestion des concours :
Publications sur les sites dédiés des ouvertures de concours,
Organisation des concours : rédiger, afficher toutes les décisions : ouverture, jury, candidats autorisés à concourir, candidats admissibles, candidats retenus, résultats, réponse individuelle aux candidats reçus et non reçus

SPECIFICITES DU POSTE
TEMPS DE TRAVAIL HEBDOMADAIRE : 35h
AUTRES : travail en binôme pour les activités concernant le courrier avec la gestionnaire de l'absentéisme

COMPETENCES REQUISES
Licence métier RH et Assistance RH
BTS Assistante de direction
Formation assistante de direction ou titre équivalent
Formation GTT et statut FPH
Expérience similaire en établissement de santé ou RH

SAVOIRS ETRE
Rigueur dans la réalisation des tâches confiées et les activités réalisées
Capacité à s'adapter aux nouvelles organisations de travail
Capacité à travailler en équipe
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Maitrise de ses émotions en situation complexe