Gestionnaire Administratif de Formation H/F

Universite Paris-Saclay

Au sein du Service des Formations et sous la responsabilité du chef de service, le/la gestionnaire administratif de formation évolue dans une structure pédagogique regroupant 40 personnels administratifs et techniques, 90 enseignant-es, 200 vacataires au service de 1600 étudiant es. L'IUT est une des 15 composantes de l'Université Paris Saclay. L'offre de formation de l'IUT est répartie en 2 spécialités de BUT (TC et GEA) et une licence professionnelle « vente et management en optique et lunetterie ». L'IUT propose de la formation initiale, de la formation continue et par apprentissage.

Le/la gestionnaire administratif de formation a pour principale mission d'assurer le lien entre tous-tes les acteurs-rices et de prendre en charge les procédures administratives. Il/elle est en relation permanente avec les étudiant-e-s, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les maîtres d'apprentissage, les tuteurs-rices pédagogiques, les entreprises et les Centres de formations d'Apprentissage partenaires. Il/elle a un lien fonctionnel avec Ie/la cheffe de département et avec les responsables de parcours.

Missions principales de l'agent-e :

1 Secrétariat pédagogique

Accueil, information et orientation des étudiant-es
Accueil et appui aux enseignantes
Inscriptions pédagogiques des étudiant-es
Organisation des réunions annuelles des formations
Affichage et transmission des informations à destination des étudiantes
Mise à jour des emplois du temps des formations et réservation de salles de cours
Contrôle d'assiduité des étudiant-es et édition d'attestation
Organisation des contrôles communs, gestion des tiers temps, gérer les commandes et la reprographie des copies, préparation des copies
Surveillance des examens (en accompagnement de l'enseignante)
Organisation de la consultation de copie
Contrôle des listes d'émargement
Préparation des conventions de stage en lien avec l'étudiante, suivi du circuit de signature, contrôle des pièces nécessaires
Gestion des notes (saisie des notes et des résultats dans Apogée et Scodoc, édition des relevés de notes et des PV de jury)

2 Missions complémentaires pour les formations en apprentissage

Relations avec les étudiants-e-s

Aide au recrutement des futur-e-s apprenti-e-s (suivi des dossiers de candidature, envoi de convocations, mise à jour des listes jusqu'à finalisation de groupes d'apprenti-e-s)
Accompagnement des candidat-e-s admissibles durant Ieur recherche d'entreprise (envoi des offres d'alternance, réponse aux demandes d'entreprises)

Relations avec les entreprises

Renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et leur fonctionnement
Mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d'alternance

Relations avec les CFA

Suivi des 14 critères qualité imposés par les CFA
Saisie et mise à jour du calendrier d'alternance sur les logiciels des CFA
Gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d'émargement et saisie des absences sur les logiciels des CFA)
Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti e aux employeurs

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et recherche
Connaissance de la réglementation liée à la scolarité universitaire

Savoir-faire :

Savoir extraire des données d'Apogée pour répondre à une commande précise, notamment mise en forme sous Excel, statistique ..
Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais
Savoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
Savoir rendre compte
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, SCODOC, PSTAGE, e-CFA, YPAREO)
Qualités de communication orale et é