Assistant de Formation H/F Cefras
Angers - 49 CDD- 1 455 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Au sein de notre service Formation Professionnelle tout au long de la vie (FPTLV), vous êtes garant.e du suivi administratif des formations, dans le respect de la certification Qualiopi et du guide des procédures mis en place. Vous êtes en relation constante, en interne avec les assistantes, les coordinatrices pédagogiques et la chargée de développement du service, en externe avec les établissements, les apprenants et les formateurs.
Vous serez placé.e sous la responsabilité de la direction du service FPTLV.
Missions :
- Vous êtes impliqué.e dans les démarches en avant-vente : gestion de la boîte mail FPTLV, alimentation du tableau de suivi des actions et mise à jour du statut administratif, élaboration des devis en concertation avec les coordinatrices pédagogiques ou en autonomie (dans le cadre d'un renouvellement d'action de formation par exemple), mise en place de la planification des actions en relation avec les établissements et les formateurs
- Vous avez la responsabilité de l'élaboration, la transmission et du suivi de l'ensemble des documents administratifs en amont, pendant, en fin et en aval de l'action de formation
- Vous êtes amené.e à gérer les réservations de salle et de matériel nécessaires à la bonne réalisation des formations
Vous assurez le suivi du bon déroulement des formations, en lien avec les coordinatrices pédagogiques, et êtes impliqué.e dans la résolution des difficultés pouvant être rencontrées sur les formations (absence d'un formateur, annulation, report,.)
- Vous tenez à jour l'ensemble des informations rattachées aux actions de formation sur l'outil YPAREO et en vérifiez la complétude en fin d'action pour répondre aux exigences Qualiopi. Vous gérez les relances auprès des différentes professionnels impliqués pour atteindre cet objectif.
- Vous êtes garant.e des données et informations comptables transmises pour la facturation au service comptabilité
- Vous participez aux réunions d'équipe et aux réunions administratives du service
- Vous êtes force de proposition pour l'amélioration continue des processus administratifs
Dans le cadre de la prise de fonction, un accompagnement sera assuré, au siège de Chemillé, par les assistantes en poste.
Profil :
Vous êtes titulaire d'une formation et/ou d'une qualification de niveau 5 (Bac +2) et d'une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans le secteur de la formation.
Compétences :
- Vous appréciez le travail en équipe
- Vous êtes méthodique, organisé.e et rigoureux.se
- Vous savez faire preuve de réactivité, d'implication et de discrétion
- Vous disposez d'un très bon sens relationnel
- Vous avez des bonnes capacités rédactionnelles
- Vous avez de bonnes capacités d'adaptation
- Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques (Word, Excel, Outlook,.)
- La connaissance du logiciel YPAREO serait un plus
Vous êtes en capacité de gérer en autonomie votre temps et vos priorités, de passer facilement d'un dossier à un autre plusieurs fois dans votre journée.
Présentation du service FPTLV
Vous travaillerez au sein d'une équipe dynamique dont la mission est de proposer des formations continues, de courte durée, destinées aux professionnels du secteur médico-social. Les demandes des établissements peuvent porter sur des sujets divers. Les réponses aux appels d'offre constituent également une part de l'activité du service.
Rémunération et avantages :
- Rémunération selon CCN du 15/03/66 : 1455 € brut/mois mini + Prime Ségur (190.4 €/mois)
- Mutuelle et prévoyance
- Bénéficiaire des avantages du CSE sous conditions : chèques déjeuner/vacances.
Conditions
- CDD à 80%, sur une durée d'un an
- Poste basé au CEFRAS d'Angers avec une période d'intégration de 4 mois au CEFRAS de Chemillé.
- Prise de fonction début septembre 2025
- Réception des candidatures jusqu'au 15 juillet 2025 - Entretiens à partir du 26 août
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à : ****@****.**
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Concevoir des supports de suivi et de gestion, Accueillir, orienter, renseigner un public, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Communiquer efficacement avec les équipes et la direction, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires, Gérer les dossiers individuels de formation, Mettre à jour un dossier, une base de données, Promouvoir une proposition, un projet, Réaliser la gestion administrative des contrats, Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Angers - 49
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