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Responsable Etat Civil Demarches Administratives et Citoyennes H/F VILLE DE MAISONS LAFFITTE

Maisons-Laffitte - 78

CDI

Résumé de l'offre

Bac
Service public des collectivités territoriales

Les missions du poste

ACTIVITES PRINCIPALES

- Responsable de l'état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l'appui technique dans ces trois domaines d'activité.

- Il est officier d'état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d'état civil.

- Il assure le management de proximité de l'équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l'organisation et fait le lien entre l'équipe et la Directrice du Service.

- Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages.

AUTRES ACTIVITES

1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d'état civil

- Garantir le respect des textes

- Garantir la qualité de l'accueil des usagers

- Garantir les délais de gestion des demandes des usagers

- Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil

- Veiller à l'application de la réglementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place

- Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes

2- Assurer le management de proximité des agents du Service

- Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service

- Préparer le planning des présences

- Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail

- Accompagner les agents dans la démarche d'amélioration continue

3- Organiser les activités du service

- Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes

- Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins

4- Assurer l'interface avec la Directrice

- Rendre compte de l'activité du service

- Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en oeuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs

- Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs

- Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d'amélioration continue

- Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d'un agent de l'équipe.

- Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l'absence de la Directrice.

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Le profil recherché

SAVOIRS

- Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière :

- D'état civil, (code civil, IGREC)

- Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral))

- Affaires Générales : CNI, passeports,

- Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents...)
- Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques)

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

- Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles

- Savoir animer une équipe. Management.

SAVOIRS-FAIRE

- Capacité à rendre compte

- Capacité à anticiper les besoins des usagers

- Capacité à animer une équipe

- Capacité à contrôler le travail de l'équipe

- Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions.

- Qualités d'expressions écrites et orales,

- Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage

- Savoir gérer son temps,

- Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable.

SAVOIRS-ETRE

- Autonomie, rigueur, efficacité,

- Neutralité, devoir de confidentialité

- Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie

- Avoir des qualités relationnelles et d'écoute,

- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d'activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux).

Temps de travail : 39h10 hebdomadaire

Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT

Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux)

Rémunération et avantages :

Statutaire Régime indemnitaire prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) Participation mutuelle et prévoyance Politique dynamique en matière de formation Collectivité adhérente au CNAS Amicale du personnel Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne)

=> Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible.

Ref : ikaud05ku5

Raisons de nous rejoindre

Régime indemnitaire
prime équivalente à un 13e mois
attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaire
Participation mutuelle et prévoyance
Politique dynamique en matière de formation
Collectivité adhérente au CNAS
Amicale du personnel
Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun
Dispositif Santé Vous Bien
(programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne)

Bienvenue chez VILLE DE MAISONS LAFFITTE

Au coeur du Nord-Ouest parisien et desservie par le RER A et le transilien, la ville de Maisons-Laffitte est située entre la forêt de Saint-Germain- en-Laye et la Seine. Plus de la moitié du territoire communal est constituée d'un parc qui préserve la tranquillité des habitations et favorise les activités de loisirs. Outre l'hippodrome, de nombreux équipements sportifs (Palais Omnisports, piscine et terrains de tennis notamment) participent à un cadre de vie où l'activité culturelle est très présente. De nombreux commerces de proximité et restaurants, situés principalement en centre-ville, associés au marché couvert et aux services, dont toutes les branches sont représentées, offrent les moyens de bien vivre au quotidien.

Responsable Etat Civil Demarches Administratives et Citoyennes H/F

VILLE DE MAISONS LAFFITTE

Maisons-Laffitte - 78
CDI

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Publiée le 02/06/2025 - Réf : ikaud05ku5

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